Het grote nadeel van zulke klassieke borden is wel dat ze slechts op 1 locatie kunnen geraadpleegd worden en dat de informatie niet digitaal beschikbaar is. Zo kan je bijvoorbeeld de informatie op een prikbord moeilijk delen met collega’s die niet op dezelfde fysieke locatie werken. Iets wat problematisch dreigt te worden gezien de trend naar meer telewerk, “non-territorial office space” en “hotdesking“. Ook is het nogal onhandig om alle gerelateerde informatie af te drukken en bij aan het bord te hangen. Het doorklikken via een hyperlink is immers niet mogelijk. Bovendien eindigt het “archiveren” van je bord meestal met het overtikken van de informatie (help!), of het nemen van een foto (slim, maar hoe ga je dit verder verwerken). Het herorganiseren van een bord is ook dikwijls een onbegonnen taak en het lijkt wel alsof je altijd net 1 bord tekort komt om alle post-it’s, flyers, en ideeën aan op te hangen.

Gelukkig zijn er tegenwoordig diverse SaaS (Software as a Service) prikborden beschikbaar. SaaS wil zeggen dat je de software niet lokaal moet installeren (geen set-up kost behalve dan het aanmaken van een gebruikersaccount) en dat iedereen met een internetverbinding toegang kan krijgen tot de toepassing vanuit een web browser. Verder ben je als gebruiker ook niet verantwoordelijk voor het garanderen van de beschikbaarheid van de toepassing en worden upgrades (van de software zelf, maar ook van de onderliggende infrastructuur en de gebruikte technologiestack) netjes voor jou geregeld. Afhankelijk van het gebruik bieden de meeste diensten ook verschillende abonnementen aan – typisch gaande van gratis (met een aantal beperkingen) tot vrij prijzig (een ongelimiteerde versie voor zware gebruikers). In essentie komt de prijspolitiek neer op “betalen voor het gebruik”, waarbij je dus niet moet investeren in licentiekosten en infrastructuur. Vergelijk het met de formules die je internet en telefonie provider aanbiedt. Handig is dat de meeste SaaS toepassingen ook een testmodus aanbieden waardoor je vaak zonder registratie een beeld kan vormen over het al dan niet geschikt zijn van de toepassing voor jou specifieke noden.

Zoals ik reeds eerder heb aangegeven bestaat er voor elk type gebruik een aangepaste versie van het klassieke prikbord. Zo ook voor de digitale versie. De verschillende toepassingen rangschikken volgens “beste koop” is dus een onbegonnen taak aangezien dit sterk afhangt van het gebruik dat je voor ogen hebt.

Persoonlijk was ik op zoek naar een handige manier om de post-it’s van een brainstormsessie te delen met mijn collega’s om deze achteraf incrementeel en iteratief te bewerken met heel de groep. Belangrijke criteria hierbij waren voor mij:

• Gebruiksgemak en lage instap drempel
  (handleiding overbodig, simpele registratieprocedure, snel aanmaken van kaarten, …)
• Post-it’s / kaarten moeten door de groep beheerd kunnen worden
  (nieuwe toevoegen, bestaande wijzigen, discussiemogelijkheid per kaart, positie veranderen op het bord, …)
• Ondersteuning voor toewijzing van kaarten aan leden van de groep
  (wie heeft ze aangemaakt, wie moet er actie ondernemen, …)
• Export van de informatie voor verdere (automatische) verwerking buiten het platform
  (ondersteuning voor JSON, Excel, …)
• Mogelijkheid om het bord af te schermen van de buitenwereld
  (enkel op uitnodiging, geen geavanceerde rollen nodig, …)
• Mobiele app is een pluspunt, maar geen breekpunt
  (browser versie is minder handig in het gebruik tijdens vergaderingen, mensen kunnen mobiel werken, …)
• Minimale set-up en kostprijs
  (minder dan 5 minuten nodig om te starten, gratis indien mogelijk bij de start, …)

De opmerkzame lezer zal zien dat de confidentialiteit van de gegevens niet is opgenomen in dit lijstje. Hoewel dit een zeer terecht criteria is voor het gebruik van publieke cloud-gebaseerde diensten (zeker in een overheidscontext!) was dit voor mij op dit moment niet aan de orde. De informatie die op het bord terecht zou komen was namelijk moeilijk te interpreteren als je de voorafgaande discussies niet had bijgewoond en behandelde ook geen privacygevoelige data noch strategische bedrijfsinformatie. Het eindresultaat van de oefening zou uiteindelijk toch publiek gemaakt worden en de post-it’s van de oorspronkelijke brainstorm werden reeds op het klassieke prikbord publiekelijk uitgestald op de gang van ons lokaal. Laten we het negeren van dit criteria dus bestempelen als een “weloverwogen” risico voor deze specifieke prikbord-toepassing.

Mijn uiteindelijke keuze is gevallen op:

• Trello.com
  (http://www.trello.com)

Dit is een toepassing die ook uitermate geschikt is voor Scrum en Kanban, al heb ik geen persoonlijke ervaring met het gebruik van Trello in die specifieke context.

Op mijn zoektocht ben ik ook de volgende interessante alternatieven tegengekomen:

• Wallwisher
  http://www.wallwisher.com/
• Corkboard Me
  http://corkboard.me/
• Popplet
  http://popplet.com/
• Spaaze
  http://www.spaaze.com/
• Linoit
  http://linoit.com/
• Murally
  http://beta.mural.ly/
  Een trendsetter die hoog op mijn favorietenlijstje staat.

Ik ben van mening dat deze voor een andere context mogelijk hun nut kunnen bewijzen. Daarom heb ik besloten om ze toch ook kort toe te lichten in wat volgt, na uiteraard eerst een woordje uitleg te geven over Trello.

Trello

Trello richt zich duidelijk op de professionele / agile gebruiker. De ervaring is te vergelijken met de no-nonsense aanpak van Atlassian Greenhopper. Geen franjes, geen onnodige toeters en bellen. Het toevoegen van kaarten gaat snel en eenvoudig en vereist enkel het gebruik van de muis indien je dit wenst. Op kaarten kan je actiepunten toevoegen met bijhorende checkbox, en kan je een label toewijzen waarbij je de keuze hebt uit een aantal voorgedefinieerde kleuren.

Borden kunnen ingesteld worden als publiek toegankelijk of privé. In het laatste geval kan je mensen uitnodigen om te participeren in het bord.

De exportmogelijkheden naar JSON geven ook meteen aan dat dit de bedoeling heeft om een tool te zijn in een groter geheel. Het stelt je namelijk in staat om de data te gebruiken als input voor andere toepassingen. In combinatie met een tool zoals bijvoorbeeld jq kan je de data in JSON formaat gemakkelijk filteren en transformeren.

De oorsprong van de toepassing laat zich ook merken bij de initiële set-up van je prikbord (standaard is dit de indeling van een Kanban bord). Dit is volledig aan te passen want je kan kaarten groeperen in lijsten (de kolommen in de screenshot). Kaarten van positie wisselen in een lijst kan met drag & drop (bijv. om de prioriteit aan te geven binnen een backlog van taken), hetgeen ook kan gebruikt worden om ze in een andere lijst te plaatsen (bijv. om de voortgang van een taak aan te geven). Er is ook de mogelijkheid om commentaar te leveren en dit per kaart zodat je een mooie historiek krijgt van de discussie (lijkt sterk op Facebook posts).

Voor een gestructureerde brainstorm was dit voor mij een goede keuze. Al moet je wel kunnen leven met het erg beperkte aantal opties waarmee je het prikbord kan instellen. Dit keurslijf kan voor sommige situaties als te beperkend ervaren worden, maar voor het soort van brainstorm dat ik in gedachten had was dit een goede match. Het limiteren van de vrijheidsgraad was in dit geval een goede zaak en maakte het geheel minder intrusief voor mijn collega’s die deze tool slechts occasioneel gebruiken. Als alternatief voor een meer creatieve brainstorm (bijvoorbeeld in de context van design thinking en product ontwerp) kan ik Murally ten stelligste aanraden (zie helemaal onderaan).

Wallwisher

De Wallwisher toepassing blinkt uit in haar eenvoud. Je kan onmiddellijk zonder registratie starten met de aanmaak van een “muur”, waarop je vervolgens informatie kan plaatsen (drag & drop, vrij te positioneren, tekst / video / bestanden / foto / links). De muur zelf kan voorzien worden van een titel, een logo en een aangepaste achtergrond.

Het is mogelijk om aan te geven wie de zaken op je muur kan lezen en wie er zaken op kan plaatsen. Jammer genoeg zijn de opties hier beperkt tot publiek zichtbaar of privé (enkel jijzelf kan de muur zien in dat geval). Niet meteen handig wanneer je de toegang tot je muur wil beperken tot een groep van personen. Het is wel mogelijk om de moderator-optie te activeren waardoor elke “post” op je muur eerst door jou moet goedgekeurd worden.

Deze toepassing is een van de betere op de markt voor publieke prikborden. Prikborden waarbij je informatie toegankelijk wil maken voor iedereen te vergelijken met de ad valvas in scholen. Erg handig om bijvoorbeeld je persoonlijke nota’s van presentaties tijdens een conferentie te verzamelen en te delen met de buitenwereld, of om informatie te delen over optredens van een band, of om een verlanglijstje samen te stellen (voor dit laatste is Pinterest ook een goede kandidaat). Zeker een aanrader om uit te proberen wanneer je geen problemen hebt met het vrijgeven van de informatie op je prikbord.

Corkboard Me

Corkboard Me simuleert het klassieke prikbord met een achtergrond van kurk en post-it’s die eruit zien zoals de echte versie. Je krijgt bij het laden van de toepassing meteen een prikbord tot je beschikking en kan dus zonder registratie aan de slag. Achteraf kan je altijd registreren om je prikbord op te eisen.

De aangeboden functionaliteit is erg rudimentair en is te vergelijken met de mogelijkheden die je hebt met een echt prikbord. M.a.w. je kan er post-it’s op hangen maar daar eindigt het verhaal dan ook (enkel de kleur is aanpasbaar, enkel tekst als input). Wanneer je kiest voor de betalende versie dan krijg je iets meer controle over de beveiliging en is het mogelijk om ook bestanden en figuren op het bord te plaatsen.

Deze toepassing is erg minimalistisch opgevat en al vrij snel stoot je op de beperkingen van het traditionele prikbord. Alle borden zijn publiek toegankelijk voor eenieder die de link naar het bord heeft. Er is geen exportmogelijkheid voorzien. Vooral nuttig voor ad hoc situaties of wanneer je erg snel een post-it muur moet opzetten. Hou er wel rekening mee dat je achteraf desgevallend alle informatie moet overtikken.

Popplet

Deze toepassing is de meer hippe versie van de verzameling. Men spreekt niet over kaarten of post-it’s maar over “popples” die verzameld worden in een prikbord genaamd “popplet”. U bent nog mee? Goed. In een popple kan je diverse media plaatsen (tekst / figuren / video / …). Je kan er ook in tekenen wat het dus ideaal maakt voor een online brainstorm waarbij een occasionele schets nuttig is. Verwacht wel niet te veel van de tekenmodus, deze is vrij rudimentair. Bestaande popples kunnen gekopieerd worden, waarna je de relevante zaken kan aanpassen.

Het is mogelijk om de popples met mekaar te verbinden waardoor het ook bruikbaar is voor mindmapping. Voor het delen van een prikbord heb je de optie publiek of privé. Bij dit laatste is het mogelijk om medewerkers toe te voegen waardoor er dus kan samengewerkt worden door een beperkte groep. De naam van de auteur van een popple is ook duidelijk weergegeven in de hoofding van het kleinood. Om het overzicht te bewaren zijn er verschillende automatische lay-out’s mogelijk. De prikborden kunnen geëxporteerd worden naar .jpeg of .pdf formaat, hetgeen niet handig is wanneer je de zaken nog achteraf wil verwerken. Een leuk extra is dat je de creatie van de popples kan “recorden” zodat je achteraf de dynamiek van bijvoorbeeld een brainstorm kan afspelen (of voor het gebruik bij presentaties). Bij de gratis versie kan je tot 5 prikborden aanmaken, voor slechts $3 per maand vervalt deze beperking.

Over het algemeen heeft Popplet als toegevoegde waarde zijn nogal speelse interface. Het grote nadeel hiervan is wel dat men geen optimaal gebruik maakt van de grootte van het scherm (popples nemen vrij veel plaats in). Persoonlijk denk ik dat het vooral nuttig is om kinderen te introduceren tot de wondere wereld van het brainstormen. Voor een professionele context verkies ik toch een minder frivole aanpak. Vooral het gebrek aan exportmogelijkheden heeft mij doen afzien van deze service.

Spaaze

Bij Spaaze is een minimale registratie vereist vooraleer je kan werken. Bij de gratis dienst krijg je 99 credits waarbij men 50 credits aanrekent per prikbord en 4 credits per bestand / figuur die je upload. Concreet wil dit eigenlijk zeggen dat je 1 prikbord gratis kan opzetten. Deze beperking vervalt volledig wanneer je kiest voor een abonnement van $2.99 per maand.

Na de registratie kom je terecht op een prikbord waarbij je het gevoel krijgt aan een collage te werken. Dit heeft te maken met de grafische elementen die je er op kan plaatsen zoals een (verkreukt) strookje met een titel en de realistische weergave van post-it’s en notitieboekjes. Het is mogelijk om verschillende types media op het bord te plaatsen: nota’s (tekst), post-it’s, indexkaarten, figuren, video, … Hierbij kan je ook aangeven of iets op de voorgrond of op de achtergrond moet komen. Je hebt als gebruiker de optie om je bord publiek te maken of om personen uit te nodigen om samen te werken aan een bord. De gegevens op je prikbord kan je exporteren naar html formaat. Hierdoor is het mogelijk om het prikbord bijvoorbeeld te integreren in je eigen website (het ziet er minder mooi uit, maar alle links zijn wel nog functioneel). Hoewel dit de deur openzet naar verdere automatische verwerking is dit wel een minder geschikt formaat.

Si vous possédez de nombreux comptes en ligne sur des sites web, avec chaque fois différents mots de passe forts, vous pouvez vous tourner vers l’outil KeePass pour centraliser ces mots de passe de façon organisée.

LinkedIn is recent overgestapt naar het gebruik van client-side templates om schaalbare front-end toepassingen te bouwen.  De achterliggende beweegredenen zijn voornamelijk het verhogen van de productiviteit, een verbeterde responsiveness van de sites, en het hergebruik van de front-end onafhankelijk van de server-side technologie.  Bij dit laatste: elke server-side technologie heeft haar eigen manier om een front-end te bouwen, hetgeen problematisch is bij LinkedIn aangezien ze een grote diversiteit van server-side technologie toelaten.

Om de beste technologie te selecteren hebben ze een evaluatie opgezet van 18 client-side template technologieën.  De grote winnaar van deze evaluatie was dust.js. De andere finalisten waren: Google Closure Templates, Mustache, en Handlebars.

Interessant aan de recente blogpost is dat men meer informatie vrijgeeft over de testresultaten, de gebruikte evaluatiecriteria  (oa. reuse ondersteuning,  performantie, maturiteit, …) , en de pro’s en contra’s van de verschillende kandidaten. Een belangrijke conclusie van deze evaluatie is ook dat geen enkele van de kandidaten zowel client-side als server-side inzetbaar is.  Je zal dus twee (verschillende) implementaties nodig hebben als je over beide wil/moet beschikken.

Nuttig om toch even te bekijken, al was het maar als bron van inspiratie wanneer je een soortgelijke technologische evaluatie wil opzetten.

Momenteel is het gov.uk project in een beta-test fase.  In een interessante blogpost heeft men een overzicht gegeven waarin men een tipje van de sluier oplicht van de wijze waarop men dit initiatief heeft aangepakt.

Hieronder vat ik de belangrijkste punten even kort samen.

Public cloud hosting in een eerste fase

In een eerste fase is er gebruik gemaakt van Amazon als cloud provider (publieke cloud).  De achterliggende idee was om snel vooruitgang te boeken en niet te moeten wachten op de beschikbaarheid van het eigen UK G-Cloud initiatief (Private cloud for UK government).  Dit is een goede keuze want het gebruik van een publieke cloud maakt het mogelijk om op een paar uur te beschikken over een stabiele, mature, en vooral goed omkaderde cloud infrastructuur (IaaS).  Zo kan men snel feedback en expertise vergaren over de vereisten voor de eigen cloud infrastructuur (mocht deze er nog niet zijn) en de toepassing zelf.  Ik negeer hier even de alombekende bezwaren die er zijn m.b.t. de confidentialiteit en de Patriot Act (vooral in het kader van de publieke sector).   Mits men hiervan op de hoogte is, en men de nodige voorzorgsmaatregelen neemt, is het perfect toelaatbaar om een publieke cloud te gebruiken voor dit type van projecten in een beta-fase.

Bij de implementatie heeft men rekening gehouden met het feit dat men finaal moet kunnen overstappen naar de UK G-Cloud.  Hiervoor heeft men bij het ontwerp van de diensten keuzes gemaakt die perfect ‘overzetbaar’ zijn naar een andere cloud-omgeving.  De toekomst zal uitwijzen in welke mate men in deze opzet geslaagd is.

Iteratieve selectie van diensten

De diensten die men via gov.uk zal aanbieden zijn via het “Needotron” initiatief in kaart gebracht (momenteel is een eerste iteratie beschikbaar). Hierbij is er expliciet gekozen om tot een betere afstemming te komen tussen wat de overheid kan aanbieden en wat de burger hoopt te krijgen.

Gaandeweg heeft men de nodige tools opgezet om dit proces te ondersteunen zodat men de prioriteiten van bepaalde diensten kon vastleggen.  De webapp die men hiervoor heeft gebouwd is beschikbaar op github.  Mogelijk is dit een bron van inspiratie om iets vergelijkbaars op te zetten in onze eigen context.

Agile Projectaanpak

Voor het gov.uk project is er expliciet gekozen voor een agile project-filosofie.  Dit is een erg slimme keuze voor een initiatief van deze grootte waarbij nog veel factoren onzeker zijn (niet in het minst de onzekerheid m.b.t. tot de diensten die men gaat aanbieden en in welke vorm men deze best kan aanbieden).  Een meer exploratieve manier van werken (los van het feit dat de algemene manier om een project op een agile manier te organiseren enorme voordelen heeft) is in zo’n geval zeker aan te raden.

Het is in ieder geval een mooi voorbeeld dat aangeeft dat deze manier van werken perfect mogelijk is in de context van de publieke sector.  Er is op dat vlak trouwens een expliciete wil om af te stappen van de traditionele “mega” opzet van overheidsprojecten (c.f. het rapport “System Error fixing the flaws in government IT”).

Open Source en (onconventionele) Technologie Stack

Er is gebruik gemaakt van technologiëen die niet meteen gebruikelijk zijn in de publieke sector (eigenlijk ook niet in andere “enterprise” sectoren).  Noteer alvast het gebruik van programmeertalen zoals Ruby en Scala.  Voor de databank werd oorspronkelijk gesteund op MySQL, maar aangezien er een goede match is tussen de data en wat NoSQL alternatieven te bieden hebben gaat men meer en meer gebruik maken van MongoDB (vooral dit laatste is een “verrassende” verschijning op het toneel).