Trois notions juridiques fondamentales

Trois notions sont importants dans ce cas-ci.

1. Recevabilité

La recevabilité d’une preuve relève de son caractère admissible ou non comme preuve devant un tribunal. Certaines preuves sont irrecevables car ils ne sont pas signés et que la loi l’impose, ou parce qu’ils ont été obtenus via des moyens frauduleux ou douteux (pensons à l’affaire KB-Lux – Le Soir).
Une preuve peut être admise mais écartée ensuite car elle n’a pas de valeur probante.

2. Valeur probante

La valeur probante d’une preuve est son caractère convainquant aux yeux du juge. Il reviendra donc aux parties de convaincre le juge que la preuve est probante ou ne l’est pas.
Par conséquent, personne ne peut garantir totalement à l’avance la valeur probante d’une preuve.

3. Force probante

La force probante désigne la valeur que la loi apporte à une preuve et qui s’impose au juge. La preuve est donc considérée comme admissible et probante jusqu’à preuve du contraire.

Force ou valeur – quelle différence en matière de scanning ?

En matière de scanning des documents au sein de la sécurité sociale, la force probante repose sur l’arrêté royal du 22 mars 1993 relatif à la force probante des informations enregistrées, conservées ou reproduites par des institutions de sécurité sociale. Cet arrête précise les conditions à respecter pour obtenir la certification de son système par la BCSS. Une fois la certification accordée, les documents scannés ont la même valeur juridique que l’original.

Attention toutefois à bien saisir la portée de cet arrêté. Il implique que

• le juge ne peut pas
• refuser la preuve en raison de son caractère numérique
• estimer que la copie numérique a moins de valeur probante que l’original
• le juge peut
• estimer que le document n’a pas de valeur probante ou une valeur très faible (à l’instar de ce qu’il aurait pu faire pour le document papier).

Cet arrêté fixe des conditions volontairement limitées afin de ne pas devoir être modifié en fonction des évolutions technologiques :

• la technologie utilisée garantit une reproduction fidèle, durable et complète des informations ;
• les informations sont enregistrées systématiquement et sans lacunes;
• les informations traitées sont conservées avec soin, classées systématiquement et protégées contre toute altération;
• les données suivantes sont conservées quant au traitement des informations :
• l’identité du responsable du traitement ainsi que de celui qui a exécuté celui-ci ;
• la nature et l’objet des informations auxquelles le traitement se rapporte ;
• la date et le lieu de l’opération ;
• les perturbations éventuelles qui sont constatées lors du traitement.

Pour ce faire, on se basera assez logiquement sur l’état de l’art.

Notons toutefois que la force probante est une spécialité belge et uniquement accessible aux institutions concernées par l’arrête. Dans les autres pays et le secteur privé, on ne pourra donc faire que du scanning à valeur probante.

La valeur probante d’un document ne repose pas elle sur une loi ou un arrêté royal. Généralement, elle repose sur un “état de l’art”, qui repose lui-même essentiellement sur les normes ISO 15489, NF-Z42.013, Moreq et ICA-Req, ainsi que sur les bonnes pratiques moins formalisées dans des référentiels.

Finalement, force ou valeur ?

Cette question dépend de :

• de la valeur des documents : si les documents n’ont pas réellement de valeur, ne sont pas des documents engageants pour l’institution, il n’est pas utile de se poser la question ;
• de la volonté ou non de l’institution de supprimer les documents papiers : si la conservation des documents papiers n’est pas un problème, ça signifie que les originaux seront toujours disponibles et qu’ils pourront servir en cas de litige ;
• de la possibilité ou non pour l’institution d’obtenir la force probante (cf. les institutions visées dans l’arrêté royal).

La réponse à cette question dépend, elle, surtout du contexte juridique et du risque que l’on est prêt à prendre :

• est-il obligatoire de pouvoir produire les originaux en justice ? Dans ce cas, la valeur probante n’est pas suffisante puisqu’il s’agit d’une copie et non d’un original, or, dans certains cas, la loi requiert des originaux. Il faut dans ce cas obtenir la force probante si l’on souhaite détruire ces documents.
• quelle sécurité juridique souhaite-t-on ? Dans le cas d’un scanning à valeur probante, il subsiste le risque que le juge rejette la copie en estimant qu’il ne s’agit pas d’une copie fidèle et durable de l’original. Toutefois ce risque peut être minimiser. Il dépendra des procédures mises en place et des fonctionnalités du système d’archivage.

Force ou valeur ? Si la production d’originaux n’est pas une obligation, nous pencherions pour un scanning à valeur probante. Cela nécessite de documenter précisément les procédures mises en places et le système d’archivage afin de pouvoir prouver au juge sur cette base que la copie est bien une copie fidèle et durable. Si le caractère systématique de la capture est une obligation pour obtenir la force probante, il ne doit pas être minimisé dans le cas de la valeur probante (ce qui permettra de dire qu’un document n’a pas été réceptionné puisque non capturé).

La différence n’est toutefois pas énorme puisque pour remplir les conditions fixées pour l’obtention de la force probante, on se basera essentiellement sur l’état de l’art, mais avec plus de contraintes.

La préservation est inhérente à l’archivage puisque archiver une information sans veiller à sa préservation n’a pas de sens. Toutefois, dans la pratique, les confusions sont nombreuses sur la signification de la préservation, dont la responsabilité est parfois éclatée entre plusieurs acteurs. Certains parleront donc d’archivage/préservation mais dans un sens plus restreint, se limitant à leur domaine de responsabilité. C’est compréhensible mais ça doit être expliqué clairement, ce qui n’est pas toujours le cas.

Avant tout, il convient de définir la préservation : il s’agit de maintenir matériellement les objets archivés en état pour un temps plus ou moins long.

La norme OAIS définit le long terme comme « suffisamment long pour être soumis à l’impact des changements technologiques, y compris à la prise en compte de nouveaux supports et nouveaux formats de données ou à des changements de la communauté d’utilisateurs. » Dans la pratique, on parlera de préservation à long terme dès que le délai de conservation sera supérieur à 5 ans.

En conclusion, la préservation consiste à veiller que ce qui est archivé soit bien préservé.

Dans le monde numérique, la préservation peut se faire au niveau physique (support de stockage), binaire (chaîne de bits), logique (essentiellement format du fichier) et sémantique (signification de l’information).

En théorie, préserver une information consiste à préserver ces quatre couches. Dans la pratique, les offres sont multiples. Certains parleront d’archivage/préservation en se limitant à la couche physique et binaire, tandis que l’utilisateur final souhaite généralement une préservation globale. Pour ce dernier, rien ne sert de préserver un document word au niveau physique et binaire s’il ne sait plus 1) l’ouvrir et 2) le comprendre.

A titre d’exemple, un marché en plein essor depuis quelques années est celui des « tiers-archiveur ». Ce sont des prestataires de services qui fournissent à des sociétés des systèmes d’archivage électronique (en utilisant en autres des coffres-fort électroniques), dans lesquels celles-ci peuvent archiver leurs documents numériques.

Dans certains cas, ces prestataires ne peuvent avoir accès au contenu des documents. Ceux-ci sont donc chiffrés, ce qui empêchent tout préservation logique et sémantique, qui relève dès lors de l’organisme propriétaire des documents. Par ailleurs, prendre une telle responsabilité serait dangereuse pour le tiers-archiveur puisque actuellement la conservation logique des données n’est pas garantie.

Certains de ces prestataires s’engagent cependant à préserver vos informations jusqu’au niveau logique. Dans ce cas, il vous faudra :

1. examiner minutieusement leurs exigences : rarement ils s’engageront sur un document word 2002 ;
2. leur demander la manière dont ils comptent garantir cette préservation : à cette fin, le modèle OAIS peut vous être d’une grande utilité (!!! Il n’est pas possible aujourd’hui d’être « OAIS compliant » au sens strict puisqu’il n’existe aucune certification. Vous devrez donc vous-même tenter de voir dans quelle mesure le fournisseur respecte ce modèle) ;
3. et enfin surtout vos garanties en cas d’échec.

Références

A. Hulstaert, Préservation à long terme de l’information numérique – Rendre l’information accessible durablement, Section Recherches, Smals, février 2010 (lien – uniquement accessible via extranet de la sécurité sociale).

I. Boydens, La préservation à long terme de l’information numérique, Techno – Smals, n° 28, 2004 (lien).

Voici quelques définitions et éléments qui pourront vous y aider.

Le principal est de distinguer la notion de stockage de la notion d’archivage.

Stockage

Le stockage est « l’enregistrement d’une chaîne de bits sur un support physique ». Il s’agit donc uniquement de traiter une information au niveau physique et binaire et de l’inscrire sur un support. Par analogie avec le monde papier, c’est une armoire dans laquelle on entasse les documents sans les classer selon des critères intellectuels mais uniquement physiques.

Dès lors, déplacer des données d’un support online vers un support off-line (low cost type bande) relève du stockage et non de l’archivage. Le Hierarchical Storage Management (HSM), désigne un système permettant le stockage de données de façon hiérarchique. Cela signifie qu’en fonction de différents critères (importance des données, rapidité d’accès nécessaire, etc.), les données sont réparties vers différents supports (bande magnétique, disque dur, mémoire vive, etc.) Le système transfère les données en fonction des critères établis (liés à une contrainte de coûts du stockage par exemple).

Archivage

« Archiver consiste à prendre un objet et à le transférer sous certaines conditions dans un système qui permettra d’en assurer la préservation pendant un certain laps de temps avec toute la sécurité requise » (voir notamment M.-A. Chabin, Moreq2 et archivage sécurisé, Fédération Nationale des Tiers de Confiance, 2009, p. 6, voir ici).

L’archivage se distingue donc du stockage par la notion de sécurité (la modification des documents est interdite, la destruction est également interdite sauf sous contrôle strict, toute action effectuée sur le document doit être tracée) afin que l’objet conserve sa valeur (notamment légale).

L’acceptation courante qui considère l’archivage comme « le stockage de vieux documents » ne convient pas à l’environnement informatique ce qui la rend inappropriée.

Deux conceptions différentes de l’archivage coexistent. Elles peuvent cependant toutes deux être rattachées à la définition ci-dessus et à la notion de sécurité :

1. Pour des professionnels de la technique et des supports de stockage, l’archivage consiste à transférer une information dans un système de stockage sécurisé. Une fois archivé, l’objet ne peut être ni modifié, ni supprimé (excepté via une procédure contrôlée). En outre, l’objet sera préservé au niveau physique et binaire.
2. En ce qui concerne les professionnels de l’information, l’archivage regroupe « l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et préserver (au niveau physique, binaire, logique et sémantique) des objets numériques, de manière sécurisée, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. »

A la 1ère conception de l’archivage se rajoute une organisation de l’information selon des critères métiers et informationnels et non uniquement physiques. Ceci en vue d’identifier ce qui doit être archivé et de le rattacher à des règles de gestion (regroupement en dossiers, durée de conservation,…). Dans ce cas-ci, l’objet doit non seulement être préservé au niveau physique et binaire mais également logique et sémantique.

Dans le premier cas, l’objet archivé est vu sous l’angle physique et binaire, tandis que dans le second, qui repose sur le premier, l’objet est appréhendé davantage pour sa valeur et son contenu informationnel.

Le tableau ci-dessous indique les différences entre ces deux concepts :

Taux d’activité

Dans cette optique, il ne faut pas considérer que l’archivage est uniquement applicable aux documents qui ont cessé d’être actifs. Il existe deux notions différentes en gestion documentaire : la notion d’archivage et le taux d’activité du document.

Le taux d’activité indique la fréquence d’utilisation du document. On parle de documents :

• vivants : si le document est utilisé plusieurs fois par jour
• semi-vivants : si le document est utilisé quelques fois par an
• morts : si le document est utilisé moins de deux fois par an.

Ces deux notions d’archivage et de taux d’activité peuvent se croiser et on peut avoir :

• Un document vivant archivé : typiquement, le courrier entrant est archivé parce que l’institution voulait interdire les modifications et les suppressions d’un courrier entrant. Il est donc archivé avant d’être lu et traité et est vivant au moins le temps du traitement.
• Un document semi-vivant archivé : un document validé par un service ne peut plus être modifié par des personnes d’autres services mais peut être régulièrement consulté.
• Un document mort archivé: document que l’on décide de conserver dans sa version originale pour pouvoir être consulté de temps en temps et/ou pouvoir être conservé à des fins légales.

C’est généralement principalement le taux d’activité qui sera utilisé pour faire du Hierarchical Storage Management.

Pour en savoir plus

• A. Hulstaert, Préserver l’information numérique, Deliverable, Section Recherches, Smals, 2010 – Lien (extranet)
• M.-A. Chabin,  Gestion de contenu et archivage (ECM/RM), Itiforums, Paris – 16 juin 2009 – Lien
• M.-A. Chabin, Nouveau glossaire de l’archivage, Archive 17, 2010 – Lien

Op basis van een eenvoudig scenario wordt gekeken op welke manier documenten geïndexeerd en doorzocht kunnen worden. Hierbij worden ook de meer geavanceerde aspecten van Solr belicht.

Op basis van de uitgevoerde testen kunnen we zeggen dat Apache Solr een zeer degelijke maar technische zoekoplossing is.

N’étant par nature pas auto-explicative, l’information numérique naît de l’interaction entre une séquence de bits et des éléments hardware et software, la rendant dès lors soumise à l’évolution hétérogène de ces différentes composantes. Le problème est que l’ère du numérique dans laquelle nous sommes entrés est marquée par une évolution impressionnante des technologies (les unes remplaçant les autres).

Incluse dans l’archivage, la préservation consiste à maintenir les objets archivés en état, c’est-à-dire accessibles et compréhensibles par ses utilisateurs. Du fait de la fragilité inhérente de l’information numérique, sa préservation nécessite d’appliquer de manière continue tout au long du cyle de vie de l’information des stratégies techniques et conceptuelles qui ne sont efficaces que si elles sont encadrées par une organisation financée durablement.

Au niveau de l’organisation, un préalable indispensable est un engagement fort de la direction eu égard aux budgets et compétences qui devront être rassemblés. Tout projet de ce type doit commencer par une étude du modèle conceptuel Open Archival Information System (OAIS) devenu progressivement une norme incontournable dans le domaine et normalisée en 2003 par l’ISO. Permettant de saisir la problématique de manière globale (du point de vue fonctionnel et au niveau des informations à rassembler), il constitue un excellent guide pour la mise en œuvre de projets d’archivage à long terme. Pour être préservée, l’information numérique doit être maintenue dans un système qualifié de fiable sur les plans de l’organisation, de la gestion et des stratégies techniques et conceptuelles mises en œuvre. Divers modèles d’audit (dont le plus élaboré est DRAMBORA) existent et offrent une aide efficace pour évaluer la capacité d’un système à préserver l’information.

Le modèle OAIS n’offrant qu’un modèle conceptuel, il reviendra à chaque organisation de traduire cette organisation en différents services, chacun assumant une partie des tâches et des responsabilités.

Une fois ce cadre organisationnel élaboré, l’organisme souhaitant préserver ces informations doit recourir à diverses stratégies techniques et conceptuelles, appliquées de manière continue. Étant donné qu’il n’existe aucune solution globale et unique, nous insistons sur l’importance de combiner ces stratégies.

Les stratégies techniques et conceptuelles opérationnelles actuellement et complémentaires sont :

• la gestion des supports de stockage, incluant le choix des supports, leur contrôle régulier et leur remplacement ;
• la gestion des formats, comprenant le choix de formats qualifiés de pérennes, leur validation et le recours à des format viewers ;
• la migration régulière des données vers des nouveaux formats ou des architectures matérielles et logicielles plus récentes, en veillant à la compatibilité ascendante des logiciels et en prenant soin de documenter rigoureusement le processus de migration ;
• le recours aux métadonnées, base indispensable de toute autre stratégie. À cet égard, les standards développés ces dernières années (dont METS et PREMIS) offrent une aide indéniable.

Deux autres stratégies sont parfois présentées. L’encapsulation est intéressante mais encore peu mise en oeuvre aujourd’hui. L’émulation est utilisée aujourd’hui au niveau des supports de stockage. Au niveau logiciel, elle n’est clairement pas opérationnelle à l’heure actuelle.

Le coût de la préservation demeure un problème complexe à gérer, d’autant plus que ce coût n’est que difficilement chiffrable. Dès lors, en vue de le diminuer, diverses stratégies de mutualisation peuvent être mises en œuvre.