N’étant par nature pas auto-explicative, l’information numérique naît de l’interaction entre une séquence de bits et des éléments hardware et software, la rendant dès lors soumise à l’évolution hétérogène de ces différentes composantes. Le problème est que l’ère du numérique dans laquelle nous sommes entrés est marquée par une évolution impressionnante des technologies (les unes remplaçant les autres).

Incluse dans l’archivage, la préservation consiste à maintenir les objets archivés en état, c’est-à-dire accessibles et compréhensibles par ses utilisateurs. Du fait de la fragilité inhérente de l’information numérique, sa préservation nécessite d’appliquer de manière continue tout au long du cyle de vie de l’information des stratégies techniques et conceptuelles qui ne sont efficaces que si elles sont encadrées par une organisation financée durablement.

Au niveau de l’organisation, un préalable indispensable est un engagement fort de la direction eu égard aux budgets et compétences qui devront être rassemblés. Tout projet de ce type doit commencer par une étude du modèle conceptuel Open Archival Information System (OAIS) devenu progressivement une norme incontournable dans le domaine et normalisée en 2003 par l’ISO. Permettant de saisir la problématique de manière globale (du point de vue fonctionnel et au niveau des informations à rassembler), il constitue un excellent guide pour la mise en œuvre de projets d’archivage à long terme. Pour être préservée, l’information numérique doit être maintenue dans un système qualifié de fiable sur les plans de l’organisation, de la gestion et des stratégies techniques et conceptuelles mises en œuvre. Divers modèles d’audit (dont le plus élaboré est DRAMBORA) existent et offrent une aide efficace pour évaluer la capacité d’un système à préserver l’information.

Le modèle OAIS n’offrant qu’un modèle conceptuel, il reviendra à chaque organisation de traduire cette organisation en différents services, chacun assumant une partie des tâches et des responsabilités.

Une fois ce cadre organisationnel élaboré, l’organisme souhaitant préserver ces informations doit recourir à diverses stratégies techniques et conceptuelles, appliquées de manière continue. Étant donné qu’il n’existe aucune solution globale et unique, nous insistons sur l’importance de combiner ces stratégies.

Les stratégies techniques et conceptuelles opérationnelles actuellement et complémentaires sont :

• la gestion des supports de stockage, incluant le choix des supports, leur contrôle régulier et leur remplacement ;
• la gestion des formats, comprenant le choix de formats qualifiés de pérennes, leur validation et le recours à des format viewers ;
• la migration régulière des données vers des nouveaux formats ou des architectures matérielles et logicielles plus récentes, en veillant à la compatibilité ascendante des logiciels et en prenant soin de documenter rigoureusement le processus de migration ;
• le recours aux métadonnées, base indispensable de toute autre stratégie. À cet égard, les standards développés ces dernières années (dont METS et PREMIS) offrent une aide indéniable.

Deux autres stratégies sont parfois présentées. L’encapsulation est intéressante mais encore peu mise en oeuvre aujourd’hui. L’émulation est utilisée aujourd’hui au niveau des supports de stockage. Au niveau logiciel, elle n’est clairement pas opérationnelle à l’heure actuelle.

Le coût de la préservation demeure un problème complexe à gérer, d’autant plus que ce coût n’est que difficilement chiffrable. Dès lors, en vue de le diminuer, diverses stratégies de mutualisation peuvent être mises en œuvre.