Cette abondance entraîne toutefois une certaine confusion qui les rend difficiles à appréhender. Marie-Anne Chabin, experte français en records management, a proposé un classement (que vous pouvez consulter sur son site Archive17) basé sur la distinction entre “l’archivage managérial” (terme utilisé par le CR2PA pour le records management) et “conservation numérique”. Bien que cette distinction semble intéressante, je n’y suis pas favorable d’autant plus que Moreq2010 et ISO14721 peuvent être, selon moi, classés dans la même catégorie même si leur objectif n’est pas le même. Elles parlent in fine toutes deux d’un système d’archivage électronique. Cette classification fait trop la distinction entre le records management (qui relèverait du monde de l’entreprise) et de la conservation numérique (qui relèverait de la conservation patrimoniale). Comme le soulignait James Lappin sur son blog Thinking Records (dans un article intitulé Why a link between MoReq2010 and the OAIS model would benefit both records managers and archivists), un rapprochement entre les normes issues de ces deux mondes serait bénéfique à ceux-ci. En effet, leur principale divergence est en fait … leur provenance (grosso modo). Et encore ! MoReq2010 compte un grand nombre de personnes issues des institutions patrimoniales dans son comité de rédaction.

Pour ma part, je souhaiterais proposer la classification suivante, davantage basée sur le scope et le domaine d’utilité que sur leur provenance :

• Les normes managériales qui exposent la démarche d’archivage et les grands principes (bien que la série des normes ISO 3030x affiche des ambitions plus globales – voir ici).
• Les normes conceptuelles et organisationnelles qui exposent la problématique de l’archivage, le concept de système d’archivage électronique et les processus à mettre en oeuvre pour assurer son fonctionnement. Ces normes agissent comme référentiel et non comme modèle d’implémentation.
• Les standards fonctionnels qui exposent les fonctionnalités que doit présenter un système d’archivage électronique pour être opérationnel.
• Et enfin, les normes et les standards de métadonnées qui fixent tant un cadre de référence que des modèles d’implémentations.

À l’heure actuelle, les trois normes et recommandations principales sont :

• ISO 15489 (lien) : il s’agit de la norme de référence en matière de records management dans le monde. Elle expose la démarche d’archivage et les outils à mettre en place pour ce faire. Elle fixe le cadre général. A terme elle devrait être remplacé par la série de normes ISO 3030x mais elle restera encore, à mon humble avis, d’actualité tant elle est connue et répandue aujourd’hui dans le monde.
• ISO 14721 : plus connue sous le nom de modèle OAIS (Open Archival Information System), il s’agit d’un modèle conceptuel qui expose les problèmes de l’archivage électronique, les fonctionnalités attendues d’un tel système et les informations complémentaires (métadonnées) à attacher à un objet archivé en vue d’assurer sa pérennité. Elle propose deux référents (un modèle fonctionnel et un modèle d’information), mais ne spécifie aucune implémentation.
• MoReq2010 (lien) : recommandation très intéressante et de grande qualité publiée en 2011 sous le sponsor de la Commission européenne, elle définit les fonctionnalités d’un système d’archivage électronique et un modèle de données associé. Il s’agit d’une recommandation récente et aucun logiciel ne peut se targuer à l’heure actuelle de l’avoir implémentée complètement. J’en recommande la lecture, au minimum des parties introductives des chapitres tant ils sont de grande qualité. Mais elle présente 524 pages et 253 requirements fonctionnels, ce qui en rendra la maîtrise par le plus grand nombre assez difficile.

Pour finir, si je devais recommander les normes en fonction du stade d’avancement de la réflexion et du projet, je proposerais le classement suivant :

Trois notions juridiques fondamentales

Trois notions sont importants dans ce cas-ci.

1. Recevabilité

La recevabilité d’une preuve relève de son caractère admissible ou non comme preuve devant un tribunal. Certaines preuves sont irrecevables car ils ne sont pas signés et que la loi l’impose, ou parce qu’ils ont été obtenus via des moyens frauduleux ou douteux (pensons à l’affaire KB-Lux – Le Soir).
Une preuve peut être admise mais écartée ensuite car elle n’a pas de valeur probante.

2. Valeur probante

La valeur probante d’une preuve est son caractère convainquant aux yeux du juge. Il reviendra donc aux parties de convaincre le juge que la preuve est probante ou ne l’est pas.
Par conséquent, personne ne peut garantir totalement à l’avance la valeur probante d’une preuve.

3. Force probante

La force probante désigne la valeur que la loi apporte à une preuve et qui s’impose au juge. La preuve est donc considérée comme admissible et probante jusqu’à preuve du contraire.

Force ou valeur – quelle différence en matière de scanning ?

En matière de scanning des documents au sein de la sécurité sociale, la force probante repose sur l’arrêté royal du 22 mars 1993 relatif à la force probante des informations enregistrées, conservées ou reproduites par des institutions de sécurité sociale. Cet arrête précise les conditions à respecter pour obtenir la certification de son système par la BCSS. Une fois la certification accordée, les documents scannés ont la même valeur juridique que l’original.

Attention toutefois à bien saisir la portée de cet arrêté. Il implique que

• le juge ne peut pas
• refuser la preuve en raison de son caractère numérique
• estimer que la copie numérique a moins de valeur probante que l’original
• le juge peut
• estimer que le document n’a pas de valeur probante ou une valeur très faible (à l’instar de ce qu’il aurait pu faire pour le document papier).

Cet arrêté fixe des conditions volontairement limitées afin de ne pas devoir être modifié en fonction des évolutions technologiques :

• la technologie utilisée garantit une reproduction fidèle, durable et complète des informations ;
• les informations sont enregistrées systématiquement et sans lacunes;
• les informations traitées sont conservées avec soin, classées systématiquement et protégées contre toute altération;
• les données suivantes sont conservées quant au traitement des informations :
• l’identité du responsable du traitement ainsi que de celui qui a exécuté celui-ci ;
• la nature et l’objet des informations auxquelles le traitement se rapporte ;
• la date et le lieu de l’opération ;
• les perturbations éventuelles qui sont constatées lors du traitement.

Pour ce faire, on se basera assez logiquement sur l’état de l’art.

Notons toutefois que la force probante est une spécialité belge et uniquement accessible aux institutions concernées par l’arrête. Dans les autres pays et le secteur privé, on ne pourra donc faire que du scanning à valeur probante.

La valeur probante d’un document ne repose pas elle sur une loi ou un arrêté royal. Généralement, elle repose sur un “état de l’art”, qui repose lui-même essentiellement sur les normes ISO 15489, NF-Z42.013, Moreq et ICA-Req, ainsi que sur les bonnes pratiques moins formalisées dans des référentiels.

Finalement, force ou valeur ?

Cette question dépend de :

• de la valeur des documents : si les documents n’ont pas réellement de valeur, ne sont pas des documents engageants pour l’institution, il n’est pas utile de se poser la question ;
• de la volonté ou non de l’institution de supprimer les documents papiers : si la conservation des documents papiers n’est pas un problème, ça signifie que les originaux seront toujours disponibles et qu’ils pourront servir en cas de litige ;
• de la possibilité ou non pour l’institution d’obtenir la force probante (cf. les institutions visées dans l’arrêté royal).

La réponse à cette question dépend, elle, surtout du contexte juridique et du risque que l’on est prêt à prendre :

• est-il obligatoire de pouvoir produire les originaux en justice ? Dans ce cas, la valeur probante n’est pas suffisante puisqu’il s’agit d’une copie et non d’un original, or, dans certains cas, la loi requiert des originaux. Il faut dans ce cas obtenir la force probante si l’on souhaite détruire ces documents.
• quelle sécurité juridique souhaite-t-on ? Dans le cas d’un scanning à valeur probante, il subsiste le risque que le juge rejette la copie en estimant qu’il ne s’agit pas d’une copie fidèle et durable de l’original. Toutefois ce risque peut être minimiser. Il dépendra des procédures mises en place et des fonctionnalités du système d’archivage.

Force ou valeur ? Si la production d’originaux n’est pas une obligation, nous pencherions pour un scanning à valeur probante. Cela nécessite de documenter précisément les procédures mises en places et le système d’archivage afin de pouvoir prouver au juge sur cette base que la copie est bien une copie fidèle et durable. Si le caractère systématique de la capture est une obligation pour obtenir la force probante, il ne doit pas être minimisé dans le cas de la valeur probante (ce qui permettra de dire qu’un document n’a pas été réceptionné puisque non capturé).

La différence n’est toutefois pas énorme puisque pour remplir les conditions fixées pour l’obtention de la force probante, on se basera essentiellement sur l’état de l’art, mais avec plus de contraintes.