Pour le convaincre (et j’y suis arrivé – ce qui prouve que rien ne vaut un échange intéressant d’idées argumentées et contradictoires), j’avais rédigé une note exposant mes arguments. En voici quelques extraits.

Le besoin du client

Le besoin du client, tel que formulé par le client, est de :

• permettre une vue globale de tous les documents relatifs à un dossier ;
• uniformiser les procédures documentaires ;
• enregistrer le courrier entrant ;
• faciliter la production documentaire ;
• faciliter la gestion des emails et des fax ;
• faciliter la gestion des durées de conservation et du sort final ;
• soutenir l’objectif du projet business de réduire le volume de documents papiers ;
• veiller à la capture des documents engageants pour l’institution afin qu’elle puisse produire ces pièces en justice : ceci n’inclut pas de facto une capture numérique. Cependant, afin d’en faciliter la consultation, une capture numérique semble la plus pertinente, principalement pour les documents nativement numériques.

L’objectif de l’institution est donc de disposer d’un système lui permettant d’y entreposer des documents engageants relatifs à ces activités métiers afin qu’elle puisse les consulter pour des raisons légales ou métiers.

Par document engageant (record en anglais), on entend “tout document produit ou reçu dans le cadre des actvités d’une entreprise et qu’il est nécessaire de garder à titre de preuve ou d’information” (cf. norme ISO 15.489). Autrement dit, il s’agit des documents qu’il est nécessaire de conserver :

• pour des raisons légales : obligation de conservation ou nécessité de pouvoir prouver les actions/décisions prises par l’institution – dont les documents constituent des traces, ou
• pour des raisons métiers uniquement : le document contient des informations qu’il faut pouvoir consulter pour travailler.

Dans les deux cas, l’entreposage doit être sécurisé afin de garantir, conformément aux normes de gestion des documents engageants, le caractère authentique, fiable et intègre du document pour les raisons suivantes.

Raisons légales

Un document n’a de valeur juridique que s’il n’a pas été modifié/altéré.

Exemple : une litige oppose un assuré social à l’institution sur une décision prise antérieurement. L’assuré indique ne pas avoir reçu de lettre de rappel de la part de l’institution pour lui demander les documents manquant à son dossier (NDLR l’institution a une obligation de proactivité vis-à-vis de son client afin de l’informer de l’état de son dossier et de l’échéance légale pour mettre celui-ci en ordre). De ce fait, son dossier n’a pas été introduit à temps et l’assuré n’a pas eu droit à ses indemnités. L’institution affirme avoir envoyé cette lettre de rappel et pour sa défense produit un document numérique daté de l’époque des faits montrant ainsi qu’une lettre de rappel avait été envoyée. Cependant, le document produit est issu d’un simple repository documentaire non sécurisé et l’institution est dans l’impossibilité de montrer que ce document date bien de l’époque à laquelle il prétend l’avoir été. Le juge peut donc estimer que ce document n’est pas fiable (il a très bien pu être produit la veille par l’institution pour se défendre – pour les besoins de la cause comme disent les juristes) et le rejette. De ce fait, l’institution est dans l’impossibilité de démontrer sa bonne foi et est condamnée.

Une copie papier peut certes servir de preuve mais est-ce pertinent pour les documents qui sont nativement numériques (une lettre de rappel est rédigée à l’aide d’un outil bureautique classique ou via un outil de templating), c’est-à-dire la plupart des documents produits ou les documents reçus de manière électronique par des tiers ? Alors qu’un des objectifs de l’institution est de réduire son volume papier.

Raisons métiers

Un des besoins de l’institution est de faciliter la consultation de tous les documents relatifs à un assuré social. Si la consultation peut se faire sous forme numérique, elle en est facilitée. Un agent de l’institution va donc se baser sur les documents entreposés dans le système pour agir (prendre une décision, écrire à l’assuré, etc.). Or, l’action doit être faite sur la base d’informations (contenues éventuellement dans les documents) fiables. Si une personne est à même de modifier les documents (en changeant par exemple le montant d’un salaire ou les jours chômés), l’action ne sera pas correcte.

Le noyau de la solution : l’archivage

Sur cette base, la mission de consultance menée auprès de l’institution a conclu que la mise en place d’un système d’archivage électronique, avec la démarche et les procédures associées, permettrait de répondre à la majorité de ces besoins.

En effet, l’archivage est une démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponibles l’ensemble des documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son activité future et dont le défaut représenterait un risque.

Principes généraux et niveaux de sécurité

Un tel système permet donc de répondre au besoin de l’institution tel qu’expliqué ci-dessus, à savoir d’entreposer de manière sécurisée des documents engageants relatifs à ces activités métiers afin qu’elle puisse les consulter pour des raisons légales ou métiers.

Selon les normes et standards en vigueur, le système d’archivage doit donc disposer des caractéristiques suivantes :

Il s’agit là de spécifications générales. Comme dans tout système, la sécurité peut être plus ou moins forte. A l’extrême, lorsque l’archivage est conçu dans des contextes très sensibles (par exemple pour les documents classés « secret defense »), les documents archivés sont chiffrés. Il convient donc de déterminer le niveau de sécurité adéquat par rapport aux besoins : un document nul, non-conforme, non opposable ou non probant ne va pas devenir valide ou probant sous prétexte qu’il est conservé dans un système d’archivage hautement sécurisé.

Au moment de son entrée dans le système d’archivage, un document a donc une valeur probante. L’objectif du système d’archivage est de conserver cette valeur tout au long de la conservation.

La valeur probante d’un document désigne le caractère convainquant d’une preuve aux yeux du juge. C’est donc le juge qui va prendre une décision quant à la fiabilité de cette preuve. Cela implique que personne ne peut garantir totalement à l’avance la valeur probante d’un document. Le système doit donc apporter les éléments nécessaires au juge pour qu’il puisse estimer la preuve comme fiable. Ceci reposera sur les fonctionnalités du système.

La valeur d’un document archivé repose donc sur :

• sa valeur formalisée à l’entrée dans le système d’archivage
• sa valeur formalisée et visible une fois archivé
• le degré de fiabilité du système

Un examen rapide des documents que l’institution souhaite archiver électroniquement montre que 85% des documents sont engageants.

La solution retenue devra donc permettre de maintenir ce caractère engageant tout au long de la conservation. Pour conserver sa valeur initiale, un document archivé doit présenter les caractéristiques suivantes :

Donc mettre en place un repository documentaire où la sécurité consiste uniquement à un accès read-only pour les utilisateurs ne suffirait pas.

Pourquoi ?

• Impossibilité de prouver que les administrateurs n’ont pas modifié le document.
• Impossibilité de prouver que les administrateurs n’ont pas modifié les traces du document (date de création, nom de la personne qui l’a créée, etc.).
• Impossibilité de prouver que le système lui-même n’a pas modifié le document.

Merci à l’architecte en question (peut-être se reconnaîtra-t-il) pour m’avoir obligé à justifier ma position et produire par conséquent un argumentaire réutilisable !

Voici quelques définitions et éléments qui pourront vous y aider.

Le principal est de distinguer la notion de stockage de la notion d’archivage.

Stockage

Le stockage est « l’enregistrement d’une chaîne de bits sur un support physique ». Il s’agit donc uniquement de traiter une information au niveau physique et binaire et de l’inscrire sur un support. Par analogie avec le monde papier, c’est une armoire dans laquelle on entasse les documents sans les classer selon des critères intellectuels mais uniquement physiques.

Dès lors, déplacer des données d’un support online vers un support off-line (low cost type bande) relève du stockage et non de l’archivage. Le Hierarchical Storage Management (HSM), désigne un système permettant le stockage de données de façon hiérarchique. Cela signifie qu’en fonction de différents critères (importance des données, rapidité d’accès nécessaire, etc.), les données sont réparties vers différents supports (bande magnétique, disque dur, mémoire vive, etc.) Le système transfère les données en fonction des critères établis (liés à une contrainte de coûts du stockage par exemple).

Archivage

« Archiver consiste à prendre un objet et à le transférer sous certaines conditions dans un système qui permettra d’en assurer la préservation pendant un certain laps de temps avec toute la sécurité requise » (voir notamment M.-A. Chabin, Moreq2 et archivage sécurisé, Fédération Nationale des Tiers de Confiance, 2009, p. 6, voir ici).

L’archivage se distingue donc du stockage par la notion de sécurité (la modification des documents est interdite, la destruction est également interdite sauf sous contrôle strict, toute action effectuée sur le document doit être tracée) afin que l’objet conserve sa valeur (notamment légale).

L’acceptation courante qui considère l’archivage comme « le stockage de vieux documents » ne convient pas à l’environnement informatique ce qui la rend inappropriée.

Deux conceptions différentes de l’archivage coexistent. Elles peuvent cependant toutes deux être rattachées à la définition ci-dessus et à la notion de sécurité :

1. Pour des professionnels de la technique et des supports de stockage, l’archivage consiste à transférer une information dans un système de stockage sécurisé. Une fois archivé, l’objet ne peut être ni modifié, ni supprimé (excepté via une procédure contrôlée). En outre, l’objet sera préservé au niveau physique et binaire.
2. En ce qui concerne les professionnels de l’information, l’archivage regroupe « l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et préserver (au niveau physique, binaire, logique et sémantique) des objets numériques, de manière sécurisée, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. »

A la 1ère conception de l’archivage se rajoute une organisation de l’information selon des critères métiers et informationnels et non uniquement physiques. Ceci en vue d’identifier ce qui doit être archivé et de le rattacher à des règles de gestion (regroupement en dossiers, durée de conservation,…). Dans ce cas-ci, l’objet doit non seulement être préservé au niveau physique et binaire mais également logique et sémantique.

Dans le premier cas, l’objet archivé est vu sous l’angle physique et binaire, tandis que dans le second, qui repose sur le premier, l’objet est appréhendé davantage pour sa valeur et son contenu informationnel.

Le tableau ci-dessous indique les différences entre ces deux concepts :

Taux d’activité

Dans cette optique, il ne faut pas considérer que l’archivage est uniquement applicable aux documents qui ont cessé d’être actifs. Il existe deux notions différentes en gestion documentaire : la notion d’archivage et le taux d’activité du document.

Le taux d’activité indique la fréquence d’utilisation du document. On parle de documents :

• vivants : si le document est utilisé plusieurs fois par jour
• semi-vivants : si le document est utilisé quelques fois par an
• morts : si le document est utilisé moins de deux fois par an.

Ces deux notions d’archivage et de taux d’activité peuvent se croiser et on peut avoir :

• Un document vivant archivé : typiquement, le courrier entrant est archivé parce que l’institution voulait interdire les modifications et les suppressions d’un courrier entrant. Il est donc archivé avant d’être lu et traité et est vivant au moins le temps du traitement.
• Un document semi-vivant archivé : un document validé par un service ne peut plus être modifié par des personnes d’autres services mais peut être régulièrement consulté.
• Un document mort archivé: document que l’on décide de conserver dans sa version originale pour pouvoir être consulté de temps en temps et/ou pouvoir être conservé à des fins légales.

C’est généralement principalement le taux d’activité qui sera utilisé pour faire du Hierarchical Storage Management.

Pour en savoir plus

• A. Hulstaert, Préserver l’information numérique, Deliverable, Section Recherches, Smals, 2010 – Lien (extranet)
• M.-A. Chabin,  Gestion de contenu et archivage (ECM/RM), Itiforums, Paris – 16 juin 2009 – Lien
• M.-A. Chabin, Nouveau glossaire de l’archivage, Archive 17, 2010 – Lien