Lorsqu’on parle de gestion de documents, papiers ou numériques, il est toujours question à un moment ou l’autre d’archivage. Or, les expériences montrent que ce mot est rarement utilisé dans le même sens par tous les acteurs, ce qui rend parfois les discussions et les échanges extrêmement difficiles, voire totalement stériles. Si cette question doit être abordée, il est donc impératif de commencer par une clarification.

Voici quelques définitions et éléments qui pourront vous y aider.

Le principal est de distinguer la notion de stockage de la notion d’archivage.

Stockage

Le stockage est « l’enregistrement d’une chaîne de bits sur un support physique ». Il s’agit donc uniquement de traiter une information au niveau physique et binaire et de l’inscrire sur un support. Par analogie avec le monde papier, c’est une armoire dans laquelle on entasse les documents sans les classer selon des critères intellectuels mais uniquement physiques.

Dès lors, déplacer des données d’un support online vers un support off-line (low cost type bande) relève du stockage et non de l’archivage. Le Hierarchical Storage Management (HSM), désigne un système permettant le stockage de données de façon hiérarchique. Cela signifie qu’en fonction de différents critères (importance des données, rapidité d’accès nécessaire, etc.), les données sont réparties vers différents supports (bande magnétique, disque dur, mémoire vive, etc.) Le système transfère les données en fonction des critères établis (liés à une contrainte de coûts du stockage par exemple).

Archivage

« Archiver consiste à prendre un objet et à le transférer sous certaines conditions dans un système qui permettra d’en assurer la préservation pendant un certain laps de temps avec toute la sécurité requise » (voir notamment M.-A. Chabin, Moreq2 et archivage sécurisé, Fédération Nationale des Tiers de Confiance, 2009, p. 6, voir ici).

L’archivage se distingue donc du stockage par la notion de sécurité (la modification des documents est interdite, la destruction est également interdite sauf sous contrôle strict, toute action effectuée sur le document doit être tracée) afin que l’objet conserve sa valeur (notamment légale).

L’acceptation courante qui considère l’archivage comme « le stockage de vieux documents » ne convient pas à l’environnement informatique ce qui la rend inappropriée.

Deux conceptions différentes de l’archivage coexistent. Elles peuvent cependant toutes deux être rattachées à la définition ci-dessus et à la notion de sécurité :

1. Pour des professionnels de la technique et des supports de stockage, l’archivage consiste à transférer une information dans un système de stockage sécurisé. Une fois archivé, l’objet ne peut être ni modifié, ni supprimé (excepté via une procédure contrôlée). En outre, l’objet sera préservé au niveau physique et binaire.
2. En ce qui concerne les professionnels de l’information, l’archivage regroupe « l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en oeuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer et préserver (au niveau physique, binaire, logique et sémantique) des objets numériques, de manière sécurisée, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. »

A la 1ère conception de l’archivage se rajoute une organisation de l’information selon des critères métiers et informationnels et non uniquement physiques. Ceci en vue d’identifier ce qui doit être archivé et de le rattacher à des règles de gestion (regroupement en dossiers, durée de conservation,…). Dans ce cas-ci, l’objet doit non seulement être préservé au niveau physique et binaire mais également logique et sémantique.

Dans le premier cas, l’objet archivé est vu sous l’angle physique et binaire, tandis que dans le second, qui repose sur le premier, l’objet est appréhendé davantage pour sa valeur et son contenu informationnel.

Le tableau ci-dessous indique les différences entre ces deux concepts :

Taux d’activité

Dans cette optique, il ne faut pas considérer que l’archivage est uniquement applicable aux documents qui ont cessé d’être actifs. Il existe deux notions différentes en gestion documentaire : la notion d’archivage et le taux d’activité du document.

Le taux d’activité indique la fréquence d’utilisation du document. On parle de documents :

• vivants : si le document est utilisé plusieurs fois par jour
• semi-vivants : si le document est utilisé quelques fois par an
• morts : si le document est utilisé moins de deux fois par an.

Ces deux notions d’archivage et de taux d’activité peuvent se croiser et on peut avoir :

• Un document vivant archivé : typiquement, le courrier entrant est archivé parce que l’institution voulait interdire les modifications et les suppressions d’un courrier entrant. Il est donc archivé avant d’être lu et traité et est vivant au moins le temps du traitement.
• Un document semi-vivant archivé : un document validé par un service ne peut plus être modifié par des personnes d’autres services mais peut être régulièrement consulté.
• Un document mort archivé: document que l’on décide de conserver dans sa version originale pour pouvoir être consulté de temps en temps et/ou pouvoir être conservé à des fins légales.

C’est généralement principalement le taux d’activité qui sera utilisé pour faire du Hierarchical Storage Management.

Pour en savoir plus

• A. Hulstaert, Préserver l’information numérique, Deliverable, Section Recherches, Smals, 2010 – Lien (extranet)
• M.-A. Chabin,  Gestion de contenu et archivage (ECM/RM), Itiforums, Paris – 16 juin 2009 – Lien
• M.-A. Chabin, Nouveau glossaire de l’archivage, Archive 17, 2010 – Lien