7 Prikborden in de Cloud

Wie kent ze niet, de vertrouwde prikborden op school, op kantoor, of thuis naast de koelkast. De veelzijdigheid van deze borden is enorm, wat dan ook een verklaring is voor hun wijdverspreid succes. Je kan ze bijvoorbeeld gebruiken als eenvoudig geheugensteuntje voor takenlijstjes, als hulpmiddel om de voortgang van een project op te volgen, of voor het begeleiden van een brainstorm over de nieuwe onderzoeksthema’s bij Smals Onderzoek. Prikborden bestaan dan ook in alle maten en vormen, voorzien van een toplaag van kurk met een setje prikkers of in een moderne uitvoering van beschrijfbaar veiligheidsglas met bijpassende magneten en post-it’s. Voor elk wat wils en voor elk type gebruik een min of meer aangepaste versie.

Het grote nadeel van zulke klassieke borden is wel dat ze slechts op 1 locatie kunnen geraadpleegd worden en dat de informatie niet digitaal beschikbaar is. Zo kan je bijvoorbeeld de informatie op een prikbord moeilijk delen met collega’s die niet op dezelfde fysieke locatie werken. Iets wat problematisch dreigt te worden gezien de trend naar meer telewerk, “non-territorial office space” en “hotdesking“. Ook is het nogal onhandig om alle gerelateerde informatie af te drukken en bij aan het bord te hangen. Het doorklikken via een hyperlink is immers niet mogelijk. Bovendien eindigt het “archiveren” van je bord meestal met het overtikken van de informatie (help!), of het nemen van een foto (slim, maar hoe ga je dit verder verwerken). Het herorganiseren van een bord is ook dikwijls een onbegonnen taak en het lijkt wel alsof je altijd net 1 bord tekort komt om alle post-it’s, flyers, en ideeën aan op te hangen.

Gelukkig zijn er tegenwoordig diverse SaaS (Software as a Service) prikborden beschikbaar. SaaS wil zeggen dat je de software niet lokaal moet installeren (geen set-up kost behalve dan het aanmaken van een gebruikersaccount) en dat iedereen met een internetverbinding toegang kan krijgen tot de toepassing vanuit een web browser. Verder ben je als gebruiker ook niet verantwoordelijk voor het garanderen van de beschikbaarheid van de toepassing en worden upgrades (van de software zelf, maar ook van de onderliggende infrastructuur en de gebruikte technologiestack) netjes voor jou geregeld. Afhankelijk van het gebruik bieden de meeste diensten ook verschillende abonnementen aan – typisch gaande van gratis (met een aantal beperkingen) tot vrij prijzig (een ongelimiteerde versie voor zware gebruikers). In essentie komt de prijspolitiek neer op “betalen voor het gebruik”, waarbij je dus niet moet investeren in licentiekosten en infrastructuur. Vergelijk het met de formules die je internet en telefonie provider aanbiedt. Handig is dat de meeste SaaS toepassingen ook een testmodus aanbieden waardoor je vaak zonder registratie een beeld kan vormen over het al dan niet geschikt zijn van de toepassing voor jou specifieke noden.

Zoals ik reeds eerder heb aangegeven bestaat er voor elk type gebruik een aangepaste versie van het klassieke prikbord. Zo ook voor de digitale versie. De verschillende toepassingen rangschikken volgens “beste koop” is dus een onbegonnen taak aangezien dit sterk afhangt van het gebruik dat je voor ogen hebt.

Persoonlijk was ik op zoek naar een handige manier om de post-it’s van een brainstormsessie te delen met mijn collega’s om deze achteraf incrementeel en iteratief te bewerken met heel de groep. Belangrijke criteria hierbij waren voor mij:

  • Gebruiksgemak en lage instap drempel
    (handleiding overbodig, simpele registratieprocedure, snel aanmaken van kaarten, …)
  • Post-it’s / kaarten moeten door de groep beheerd kunnen worden
    (nieuwe toevoegen, bestaande wijzigen, discussiemogelijkheid per kaart, positie veranderen op het bord, …)
  • Ondersteuning voor toewijzing van kaarten aan leden van de groep
    (wie heeft ze aangemaakt, wie moet er actie ondernemen, …)
  • Export van de informatie voor verdere (automatische) verwerking buiten het platform
    (ondersteuning voor JSON, Excel, …)
  • Mogelijkheid om het bord af te schermen van de buitenwereld
    (enkel op uitnodiging, geen geavanceerde rollen nodig, …)
  • Mobiele app is een pluspunt, maar geen breekpunt
    (browser versie is minder handig in het gebruik tijdens vergaderingen, mensen kunnen mobiel werken, …)
  • Minimale set-up en kostprijs
    (minder dan 5 minuten nodig om te starten, gratis indien mogelijk bij de start, …)

De opmerkzame lezer zal zien dat de confidentialiteit van de gegevens niet is opgenomen in dit lijstje. Hoewel dit een zeer terecht criteria is voor het gebruik van publieke cloud-gebaseerde diensten (zeker in een overheidscontext!) was dit voor mij op dit moment niet aan de orde. De informatie die op het bord terecht zou komen was namelijk moeilijk te interpreteren als je de voorafgaande discussies niet had bijgewoond en behandelde ook geen privacygevoelige data noch strategische bedrijfsinformatie. Het eindresultaat van de oefening zou uiteindelijk toch publiek gemaakt worden en de post-it’s van de oorspronkelijke brainstorm werden reeds op het klassieke prikbord publiekelijk uitgestald op de gang van ons lokaal. Laten we het negeren van dit criteria dus bestempelen als een “weloverwogen” risico voor deze specifieke prikbord-toepassing.

Mijn uiteindelijke keuze is gevallen op:

Dit is een toepassing die ook uitermate geschikt is voor Scrum en Kanban, al heb ik geen persoonlijke ervaring met het gebruik van Trello in die specifieke context.

Op mijn zoektocht ben ik ook de volgende interessante alternatieven tegengekomen:

Ik ben van mening dat deze voor een andere context mogelijk hun nut kunnen bewijzen. Daarom heb ik besloten om ze toch ook kort toe te lichten in wat volgt, na uiteraard eerst een woordje uitleg te geven over Trello.

Trello

Trello richt zich duidelijk op de professionele / agile gebruiker. De ervaring is te vergelijken met de no-nonsense aanpak van Atlassian Greenhopper. Geen franjes, geen onnodige toeters en bellen. Het toevoegen van kaarten gaat snel en eenvoudig en vereist enkel het gebruik van de muis indien je dit wenst. Op kaarten kan je actiepunten toevoegen met bijhorende checkbox, en kan je een label toewijzen waarbij je de keuze hebt uit een aantal voorgedefinieerde kleuren.

Borden kunnen ingesteld worden als publiek toegankelijk of privé. In het laatste geval kan je mensen uitnodigen om te participeren in het bord.

De exportmogelijkheden naar JSON geven ook meteen aan dat dit de bedoeling heeft om een tool te zijn in een groter geheel. Het stelt je namelijk in staat om de data te gebruiken als input voor andere toepassingen. In combinatie met een tool zoals bijvoorbeeld jq kan je de data in JSON formaat gemakkelijk filteren en transformeren.

De oorsprong van de toepassing laat zich ook merken bij de initiële set-up van je prikbord (standaard is dit de indeling van een Kanban bord). Dit is volledig aan te passen want je kan kaarten groeperen in lijsten (de kolommen in de screenshot). Kaarten van positie wisselen in een lijst kan met drag & drop (bijv. om de prioriteit aan te geven binnen een backlog van taken), hetgeen ook kan gebruikt worden om ze in een andere lijst te plaatsen (bijv. om de voortgang van een taak aan te geven). Er is ook de mogelijkheid om commentaar te leveren en dit per kaart zodat je een mooie historiek krijgt van de discussie (lijkt sterk op Facebook posts).

Voor een gestructureerde brainstorm was dit voor mij een goede keuze. Al moet je wel kunnen leven met het erg beperkte aantal opties waarmee je het prikbord kan instellen. Dit keurslijf kan voor sommige situaties als te beperkend ervaren worden, maar voor het soort van brainstorm dat ik in gedachten had was dit een goede match. Het limiteren van de vrijheidsgraad was in dit geval een goede zaak en maakte het geheel minder intrusief voor mijn collega’s die deze tool slechts occasioneel gebruiken. Als alternatief voor een meer creatieve brainstorm (bijvoorbeeld in de context van design thinking en product ontwerp) kan ik Murally ten stelligste aanraden (zie helemaal onderaan).

Wallwisher

De Wallwisher toepassing blinkt uit in haar eenvoud. Je kan onmiddellijk zonder registratie starten met de aanmaak van een “muur”, waarop je vervolgens informatie kan plaatsen (drag & drop, vrij te positioneren, tekst / video / bestanden / foto / links). De muur zelf kan voorzien worden van een titel, een logo en een aangepaste achtergrond.

 

Het is mogelijk om aan te geven wie de zaken op je muur kan lezen en wie er zaken op kan plaatsen. Jammer genoeg zijn de opties hier beperkt tot publiek zichtbaar of privé (enkel jijzelf kan de muur zien in dat geval). Niet meteen handig wanneer je de toegang tot je muur wil beperken tot een groep van personen. Het is wel mogelijk om de moderator-optie te activeren waardoor elke “post” op je muur eerst door jou moet goedgekeurd worden.

Deze toepassing is een van de betere op de markt voor publieke prikborden. Prikborden waarbij je informatie toegankelijk wil maken voor iedereen te vergelijken met de ad valvas in scholen. Erg handig om bijvoorbeeld je persoonlijke nota’s van presentaties tijdens een conferentie te verzamelen en te delen met de buitenwereld, of om informatie te delen over optredens van een band, of om een verlanglijstje samen te stellen (voor dit laatste is Pinterest ook een goede kandidaat). Zeker een aanrader om uit te proberen wanneer je geen problemen hebt met het vrijgeven van de informatie op je prikbord.

Corkboard Me

Corkboard Me simuleert het klassieke prikbord met een achtergrond van kurk en post-it’s die eruit zien zoals de echte versie. Je krijgt bij het laden van de toepassing meteen een prikbord tot je beschikking en kan dus zonder registratie aan de slag. Achteraf kan je altijd registreren om je prikbord op te eisen.

 

De aangeboden functionaliteit is erg rudimentair en is te vergelijken met de mogelijkheden die je hebt met een echt prikbord. M.a.w. je kan er post-it’s op hangen maar daar eindigt het verhaal dan ook (enkel de kleur is aanpasbaar, enkel tekst als input). Wanneer je kiest voor de betalende versie dan krijg je iets meer controle over de beveiliging en is het mogelijk om ook bestanden en figuren op het bord te plaatsen.

Deze toepassing is erg minimalistisch opgevat en al vrij snel stoot je op de beperkingen van het traditionele prikbord. Alle borden zijn publiek toegankelijk voor eenieder die de link naar het bord heeft. Er is geen exportmogelijkheid voorzien. Vooral nuttig voor ad hoc situaties of wanneer je erg snel een post-it muur moet opzetten. Hou er wel rekening mee dat je achteraf desgevallend alle informatie moet overtikken.

Popplet

Deze toepassing is de meer hippe versie van de verzameling. Men spreekt niet over kaarten of post-it’s maar over “popples” die verzameld worden in een prikbord genaamd “popplet”. U bent nog mee? Goed. In een popple kan je diverse media plaatsen (tekst / figuren / video / …). Je kan er ook in tekenen wat het dus ideaal maakt voor een online brainstorm waarbij een occasionele schets nuttig is. Verwacht wel niet te veel van de tekenmodus, deze is vrij rudimentair. Bestaande popples kunnen gekopieerd worden, waarna je de relevante zaken kan aanpassen.

 

Het is mogelijk om de popples met mekaar te verbinden waardoor het ook bruikbaar is voor mindmapping. Voor het delen van een prikbord heb je de optie publiek of privé. Bij dit laatste is het mogelijk om medewerkers toe te voegen waardoor er dus kan samengewerkt worden door een beperkte groep. De naam van de auteur van een popple is ook duidelijk weergegeven in de hoofding van het kleinood. Om het overzicht te bewaren zijn er verschillende automatische lay-out’s mogelijk. De prikborden kunnen geëxporteerd worden naar .jpeg of .pdf formaat, hetgeen niet handig is wanneer je de zaken nog achteraf wil verwerken. Een leuk extra is dat je de creatie van de popples kan “recorden” zodat je achteraf de dynamiek van bijvoorbeeld een brainstorm kan afspelen (of voor het gebruik bij presentaties). Bij de gratis versie kan je tot 5 prikborden aanmaken, voor slechts $3 per maand vervalt deze beperking.

Over het algemeen heeft Popplet als toegevoegde waarde zijn nogal speelse interface. Het grote nadeel hiervan is wel dat men geen optimaal gebruik maakt van de grootte van het scherm (popples nemen vrij veel plaats in). Persoonlijk denk ik dat het vooral nuttig is om kinderen te introduceren tot de wondere wereld van het brainstormen. Voor een professionele context verkies ik toch een minder frivole aanpak. Vooral het gebrek aan exportmogelijkheden heeft mij doen afzien van deze service.

Spaaze

Bij Spaaze is een minimale registratie vereist vooraleer je kan werken. Bij de gratis dienst krijg je 99 credits waarbij men 50 credits aanrekent per prikbord en 4 credits per bestand / figuur die je upload. Concreet wil dit eigenlijk zeggen dat je 1 prikbord gratis kan opzetten. Deze beperking vervalt volledig wanneer je kiest voor een abonnement van $2.99 per maand.

Na de registratie kom je terecht op een prikbord waarbij je het gevoel krijgt aan een collage te werken. Dit heeft te maken met de grafische elementen die je er op kan plaatsen zoals een (verkreukt) strookje met een titel en de realistische weergave van post-it’s en notitieboekjes. Het is mogelijk om verschillende types media op het bord te plaatsen: nota’s (tekst), post-it’s, indexkaarten, figuren, video, … Hierbij kan je ook aangeven of iets op de voorgrond of op de achtergrond moet komen. Je hebt als gebruiker de optie om je bord publiek te maken of om personen uit te nodigen om samen te werken aan een bord. De gegevens op je prikbord kan je exporteren naar html formaat. Hierdoor is het mogelijk om het prikbord bijvoorbeeld te integreren in je eigen website (het ziet er minder mooi uit, maar alle links zijn wel nog functioneel). Hoewel dit de deur openzet naar verdere automatische verwerking is dit wel een minder geschikt formaat.

Over het algemeen is Spaaze een degelijke en erg mooie toepassing. Toch heb ik het gevoel dat de gebruikservaring er een is van de vorige generatie, zeker in vergelijking met Wallwisher. De aangeboden functionaliteit is wel ruimer dan Wallwisher. Een mooi alternatief dus voor een general-purpose online prikbord.

Linoit

Ook bij Linoit tracht men de werking van een echt prikbord nauwkeurig te benaderen. In deze toepassing kan je post-it’s bijvoorbeeld ook roteren waardoor je de chaos van een echt post-it wall kan benaderen. Het nut hiervan ontgaat me even. Wanneer je niet wil dat men een post-it verplaatst kan je hem vastpinnen met een speldje. Verschillende mediaformaten hebben ondersteuning: video / tekst / figuren / bestanden /… .

LinoitAan elke post-it kan je een “due date” koppelen zodat je een verwittiging krijgt wanneer je iets moet opleveren. Er is ook een “highlight new” optie waarbij Linoit aangeeft welke post-it’s recent op je prikbord zijn geplaatst (met een leuke animatie). Het is ook mogelijk om een bord te delen met een beperkt publiek

Linoit is eerder nuttig ter vervanging van een persoonlijk prikbord waarop je afspraken en zaken noteert die je tijdelijk
niet uit het oog wil verliezen (bijv. voor tandartsbezoek of het jaarlijkse mosselfeest van de scouts). Een mogelijke toepassing is ook het gebruik als souvenirbord, met daarop bijvoorbeeld persoonlijke foto’s. Voor mij is het minder inzetbaar voor professionele toepassingen waar je toch eerder orde wil scheppen in de chaos en waarbij het grafische aspect minder primeert. Enige vorm van export heb ik niet teruggevonden, jammer, maar voor tijdelijke prikborden waarschijnlijk geen groot gemis. Een leuk extra is wel dat er ook een app bestaat voor mobiel gebruik (iOS, Android). Zo kan je zaken op een handige manier vastprikken wanneer je op de trein zit en moet je niet wachten tot je in de buurt bent van je koelkast thuis. Zeker de moeite om eens te proberen, maar jammer genoeg niet meteen iets waar ik naar op zoek was.

Murally

Murally is een nieuwe speler in het veld en is momenteel enkel in beta versie beschikbaar. Het feit dat het een nieuwe speler is laat zich meteen voelen in de positieve gebruikservaring en de moderne vormgeving van de toepassing. Enkel Wallwisher komt in de buurt van een gelijkaardige (visuele) ervaring. Een minimale registratie is wel vereist, indien je dit niet wenst kan je een aantal bestaande prikborden bekijken.

Als je niet alles zelf wil opzetten kan je bij het aanmaken van een prikbord kiezen uit verschillende templates naargelang het gebruik (brainstorm, project planning, idea management, reisplanning, business model canvas). Je kan ook aangeven of het een publiek of een privé bord is waaraan je participanten gaat toevoegen.

Een belangrijke functionaliteit is de ondersteuning voor drag & drop. Je kan figuren / videos / documenten / … op je computer selecteren en deze gewoon naar Murally slepen om ze op je prikbord te plaatsen (meerdere tegelijkertijd). Dit werkt ook vanuit een browser, je kan dus ook een URL of een figuur selecteren van een webpagina en deze naar je Murally slepen. Bij URL’s plaatst Murally automatisch een kleine versie van de webpagina. Dit alles zorgt voor een sterke verhoging van het gebruiksgemak om snel je bord samen te stellen. Verder is er ook eenMurally integratie met Google Drive, wat voor de cloud-mensen onder ons de zaken nog meer vergemakkelijkt.

Een handig extra is het gebruik van “spaces” op je prikbord. Dit laat je toe om een omgeving met bepaalde eigenschappen op het bord te plaatsen waarop je verder kan werken. Voorbeelden zijn een kalender (maand / week / …), een takenlijst, een grid, een radar, een business model canvas, een 5 why’s schema, …

Naast de traditionele post-it’s heb je ook een set van schaalbare stickers om je prikbord mee op te fleuren. Deze kunnen zeker een meerwaarde bieden aan de dynamiek tijdens een brainstorming of design thinking sessie.

Een rechterklik op een post-it stelt je ook in staat om hierop commentaar te leveren.

Murally is zeker in het oog te houden en staat momenteel bij mij op nummer 1 (vandaar dat ik hem onderaan het lijstje heb gezet – begrijpe wie begrijpe kan). De hoofdreden waarom ik deze toepassing niet gekozen heb is de veelzijdigheid waar je het voor kan inzetten. Op dit moment was het voor mij belangrijk om zo weinig afleiding als mogelijk te hebben voor de brainstorm oefening. Maar voor eender welke andere toepassing zou ik Murally zeker overwegen. Jammer is wel dat de exportmogelijkheid momenteel beperkt is tot een figuur (of embedded), maar dit is vrij normaal bij een toepassing die zo grafisch van aard is.

Leave a Reply

Your email address will not be published.