Hoe discussiëren over een processchema met een groep?

Hand zeichnet SprechblasenWie al een aantal complexe processchema’s heeft uitgetekend heeft vast al hetzelfde probleem meegemaakt: Hoe bespreek je tijdens een vergadering met een groot aantal deelnemers een dergelijk schema? Tijdens de toelichting van het schema door de analist is het voor de aanwezigen vaak niet eenvoudig om te volgen. Zeker niet als men even werd afgeleid. Vaak zie je dan de aanwezigen naar het scherm staren, wachtend tot de analist heeft afgerond. Na de toelichting volgt dan een bespreking onder de aanwezigen. Maar hoe geef je als deelnemer aan de discussie precies aan welk onderdeel van het schema je wenst te bespreken? Vaak ontstaat dan een druk heen-en-weer-geloop naar het scherm om aan te duiden wat men wenst te bespreken. In de voorbije jaren werden bij Smals voor bovenstaande problemen een aantal oplossingen uitgewerkt.

Een eerste probleem is dus het presenteren van processen. Bij de projectie van het volledige schema is de tekst op het schema meestal onleesbaar. Wanneer echter een gedeelte van het proces wordt uitvergroot dan verliezen de aanwezigen het zicht op het geheel. Een oplossing die in de praktijk vaak blijkt te werken is de volgende:

  • Op het scherm wordt het globale proces geprojecteerd.
  • De geprojecteerde tekst is niet leesbaar, daarom wordt het proces voor de aanwezigen ook afgedrukt. Liefst op A3-formaat zodat er nog genoeg ruimte is om notities toe te voegen.
  • Om het voor de deelnemers gemakkelijker te maken om de bespreking te volgen wordt op het geprojecteerde proces telkens aangegeven welk onderdeel besproken wordt. In volgende paragraaf van deze blog wordt besproken hoe men dit kan realiseren. Het grote voordeel hierbij is dat een aanwezige steeds opnieuw kan inpikken tijdens de bespreking van het schema, ook als hij bijvoorbeeld even werd weggeroepen.

presentatie 5 Een tool zoals PowerPoint (of een andere presentatietool) biedt een aantal eenvoudige technieken die gebruikt kunnen worden bij het presenteren van processen. Via transparante rechthoeken kunnen onderdelen van het schema geaccentueerd worden (zie afbeelding links).  Een bijkomend voordeel hierbij is dat de analist de schema’s niet sequentieel hoeft te bespreken. Hij kan steeds die onderdelen accentueren die noodzakelijk zijn voor zijn verhaal.

transparantieHet creëren van dergelijke transparante rechthoeken is vrij eenvoudig in PowerPoint.  Het volstaat een rechthoek te tekenen bovenop het schema, deze op te vullen met een kleur en de transparantie aan te passen naar bijvoorbeeld 70% (zie afbeelding links). Via de animatiemogelijkheden van PowerPoint kan men dan bij elke klik de gewenste rechthoeken laten verschijnen of weer verdwijnen.

Zoals gezegd in de inleiding vormt het verwijzen naar het schema tijdens een discussie een ander probleem. Een vrij eenvoudige oplossing, maar die in de praktijk goed werkt, is het nummeren van alle symbolen op het schema. Via deze nummers kunnen deelnemers aan de vergadering dan vragen stellen zoals “waarom is er een pijl van stap 7 naar 15”, “wat gebeurt er precies in stap 13”, … Zonder dergelijke nummers is het voor de aanwezigen moeilijk om exact aan te geven welk onderdeel van het schema ze wensen te bespreken. Nadeel aan deze techniek is dat het voor de analist vrij veel werk vraagt om nummers toe te voegen. Zeker als er veelvuldig wijzigingen worden aangebracht aan het schema. Gelukkig bieden toepassingen zoals Visio een aantal hulpmiddelen die helpen bij het nummeren en hernummeren van symbolen. In Visio 2010 kan men deze terugvinden onder “View”  – “Add-Ons”  –  “Visio Extra” – “Number Shapes”.

De in deze blog besproken technieken zijn natuurlijk voornamelijk van toepassing wanneer processchema’s aan grotere groepen gepresenteerd dienen te worden. Vooral in die situaties is het belangrijk dat men de nodige middelen voorziet zodat alle aanwezigen begrijpen waarover het schema gaat en er een echte discussie kan volgen.

This entry was posted in BPM, Methodology and tagged by Renzo Lylon. Bookmark the permalink.
avatar

About Renzo Lylon

Sinds 2000 lid van het Smals Research team en vanaf 2005 business consultant voor diverse overheidsprojecten. Sterke nadruk op, in samenwerking met het management, het ontwikkelen van visie en strategie, digitale transformatie. Opdrachten situeren zich voornamelijk binnen de sociale zekerheid en de gezondheidszorg (federaal / Vlaams). Occasioneel ook andere overheidssectoren (Binnenlandse Zaken, BIPT, …). Sinds januari 2020 zet Renzo zijn carrière binnen Smals verder door zich volledig te richten op business transformation consultancy.

Leave a Reply

Your email address will not be published.