Avec la dématérialisation de l’information et la mise en place croissante de synergies entre administrations, employeurs, entreprises et citoyens, la qualité des adresses e-mail devient stratégique. En effet, une bonne gestion de celles-ci peut, dans le cadre de l’egovernment, contribuer à l’amélioration des services rendus et à la réduction des coûts.

C’est le cas par exemple lorsque les adresses e-mail sont utilisées en vue de l’envoi de notifications, dans le cadre des recommandés électroniques. Si les adresses e-mail sont incorrectes, les notifications des envois recommandés doivent s’effectuer par voie postale. Dans certains cas, les coûts cumulés sur 5 ans peuvent atteindre plusieurs millions d’euros. À ces éléments s’ajoutent les gains indirects associés : respect de la législation, service rendu au citoyen et crédibilité…
Dans de nombreux pays, (Danemark, Suède, Norvège, Canada, …), le recours à l’adresse e-mail se généralise au sein de l’egovernment. En 2012, le ROI sur 15 ans d’une telle approche est estimé en Norvège à environ 250 millions d’euros. Les adresses e-mail se caractérisent toutefois par un cumul d’incertitudes : volatilité des usages, dynamique des noms de domaines, syntaxes non standards… En vue d’en assurer la maîtrise, le document présente :
- Les éléments syntaxiques, de validation (tests d’existence) et de « data matching »;
- Un ensemble de bonnes pratiques et une organisation en vue de maintenir la qualité d’une vaste source d’adresses e-mail dans le temps.
Cette étude repose sur plus de dix ans d’expérience au sein de la « Data Quality Cell » de la section « recherche » de Smals, sur un ensemble de tests pratiques et sur un prototype concret et original