Le mind mapping comme facteur de productivité et de communication

A propos de nombreuses activités, le temps passé à la collecte d’informations, et ensuite à leur organisation et à leur rapportage, est souvent hors de proportion avec l’efficacité (en termes de communication) du résultat obtenu.

Je ne peux m’empêcher de mettre ceci en parallèle, et ce n’est qu’un exemple, mais particulièrement important, du constat posé aujourd’hui dans de nombreuses organisations : la proportion du temps passé aux activités administratives de gestion des projets est trop importante en regard des activités vraiment productives, à savoir la construction même des solutions.

Quelles peuvent en être les causes?
L’une d’entr’elles, et non la moindre, me semble être la difficulté à se comprendre en réunion : les idées fusent mais s’entremêlent ou se perdent.
Et donc, souvent, le sujet débattu devient rapidement confus. Ne vous êtes vous jamais dit en sortie de réunion “Encore une réunion inutile” ?
J’y vois comme causes premières, une gestion inefficace des idées émises (sur les intentions et les idées de solution), et l’absence d’une mise en perspective efficace.
Sans oublier bien évidemment le manque de préparation (un grand “classique”).
Une réunion, pour être efficace, doit je pense répondre à trois conditions :
– un bon agenda (les sujets sont annoncés dans le cadre d’une vue globale et synthétique – les topics sont mis en relation) ;
– un bon recensement des idées émises au fur et à mesure (on les note au bon endroit dans un graphe via un outil ad hoc) ;
– la possibilité de restructurer rapidement l’organisation des idées, dans le cours de la réunion même.
 
Une deuxième cause est sans doute la rédaction de rapports incomplets … ou verbeux, dont le fil conducteur n’est pas toujours bien établi, avec la difficulté, comme en réunion, de garder la vue globale sur les différents points abordés.

De mon point de vue les outils de mind mapping ont un vrai potentiel par rapport aux difficultés évoquées.
Je les utilise depuis déjà longtemps, de manière systématique, pour :
– préparer mes réunions ;
– construire mes raisonnements ;
– prendre des notes en réunion (notamment pour des interviews) ;
– structurer mes documents ;
– structurer et staffer mes projets ;
– générer un premier draft de mes documents (en-têtes et premiers contenus) ;
– …

Ces outils sont d’une réelle simplicité et ont déjà fourni la preuve de leur efficacité comme outil de productivité pour les activités de réflexion individuelle.

Ils sont applicables pour des sujets très variés : je pense à de nouvelles utilisations comme par exemple, en réunion, établir un tout premier draft d’un modèle de données (identifier les objets métier, faire apparaître les héritages, les relations, …). Ceci dans le cadre de l’activité de business modeling.
D’autres utilisent les outils de mind mapping pour des travaux de cartographie. On peut donc penser qu’ils sont aussi intéressants dans une démarche d’architecture d’entreprise (dans laquelle la cartographie occupe une place importante). Voir par exemple la réflexion ci-après : http://andyblumenthal.posterous.com/mind-mapping-social-graphing-and-enterprise-a

Leur simplicité d’utilisation est réelle. Leur polyvalence permet de traiter de nombreux sujets avec un seul outil. Ils ne font après tout que mettre en oeuvre quelques mécanismes fondamentaux de gestion de la complexité : organisation hiérarchique, décomposition, …

Le but de ce post est de poser la question de leur utilité pour des activités de réflexion collectives.

A vos claviers donc, si le sujet vous inspire, pour partager entre nous vos avis respectifs sur la question.

Un article très intéressant sur l’usage du mind mapping dans l’industrie : http://www.usinenouvelle.com/article/la-cartographie-nouvel-outil-de-productivite.N30461

6 thoughts on “Le mind mapping comme facteur de productivité et de communication

  1. Dans le cadre du choix d’une plate-forme de e-learning pour l’Inami, l’outil de mind mapping Freeplane a été utilisé avec succès en réunion de brainstorming pour l’établissement des critères de sélection de la solution.
    Dans le même temps l’outil est considéré avec intérêt pour l’effort de cartographie des applications à la CAAMI (avec aussi une utilisation en réunions de travail).

  2. Je ne jette pas l’eau du bain.

    Mais des fichiers qu’on ne peut pas aisément échanger sont d’une utilités moindre que des fichiers aux formats largement répandu. Comme les fichiers SVG.

    D’un autre côté il faut bien reconnaitre que dessiner des cartes sans assistance réduit le gain de temps que permet le MindMapping.

    J’ai essayé Xmind sur ma machine Smals (mais je ne savais pas qu’il s’agissait d’un logiciel Standard Smals). Ce fut une catastrophe de lenteur (du même acabit que Lotus Notes).

    Il existe sans doute des différences notables dans les configurations déployés pour l’ensemble des salariés Smals ce qui explique que chez certaines personnes ce soit acceptable et pas chez d’autres.

    Enfin, 36 personnes sur 1500 ça fait peu je trouve. Moi je l’utiliserais bien, et plusieurs de mes collègues également si nous disposions d’une solution ergonomique et confortable.

    Notamment pour des plans de site web ou des flux de navigation.

    Dans mon équipe nous utilisons essentiellement Freemind. Il est léger, rapide et relativement standard (format de fichier rependu dans la communauté du Mind Mapping).

  3. Bonjour, les deux logiciels reconnus Smals pour le MindMapping

    Xmind qui donne vraiment satisfaction pour un début et sa version professionnelle payante (50 euros par an) complète l’offre
    et
    MindManager, logiciel référence (mais pas de version gratuite et licence plus coûteuse)

    Je travaille personnellement avec Xmind sur les machines Smals et à la maison (machine moins puissante et récente) et le MindMapping est couvert…
    C’est vrai que j’ai acheté la license pro pour obtenir les exportations “microsoft”, pdf et le Gantt aussi que j’utilise sur “mes tâches” de haut niveau
    Chez Smals, de nombreuses personnes utilisent le MindMapping et possèdent un logiciel de création (36 personnes au 2 juin 2010 🙂
    Johan

  4. Ce que je trouve fort dommage avec le mindmapping c’est le manque de standard pour partager les mindmap.

    Chaque logiciel a son format, il y en a 2 ou 3 qui sortent du lot mais c’est déjà trop. Ils n’ont pas de format commun.

    Je pense à Xmind par exemple, tout en Java, très lourd, trop selon moi si on n’a pas une machine dernier cri.

    Il y a aussi Freemind et son descendant Freeplane, l’un a cessé d’être maintenu, le second à pris la suite mais manque clairement d’ergonomie, c’est une abomination.

    Ne reste plus que les outils générique comme Visio et son pendant libre Dia, ou les logiciels comme Inkscape (dessin vectoriel) pour réaliser des cartes heuristiques facilement partageable.

    Partageable, certes mais au détriment de la simplicité de création (quoi que comme je l’ai dis plus haut, cette simplicité n’est pas acquise avec les logiciels dédiés actuels).

    • Bonjour Nicolas,
      Malgré les défauts de ces logiciels il faut éviter de jeter le bébé avec l’eau du bain.
      Les partisans de ces solutions (ils en existent beaucoup) retiennent qu’ils apportent un gros plus en matière de structuration des idées ainsi qu’en matière de recensement des “topics” sur une problématique. Avec l’avantage de manipulations faciles et rapides (ainsi par exemple dans le cadre d’interviews tu peux te déplacer très rapidement d’un topic à l’autre).
      Bàt.

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