Nous avons précédemment exposé la différence entre le stockage et l’archivage. Pour approfondir la question de l’archivage, il nous semble intéressant de regarder quelles sont les caractéristiques attendues d’un document archivé (voir notamment ISO 15489-1:2001 § 7.2 et le projet InterPares).

Ces caractéristiques sont importantes dans la mesure où elles déterminent :

• le moment de la capture du document dans le système (papier ou numérique) d’archivage : le document doit être figé ;
• la manière dont la capture doit être effectuée :
  • l’authenticité doit être garantie ce qui implique éventuellement le recours au technique de signature digitale ;
  • la pérennité doit pouvoir être assurée ce qui nécessite de capturer certaines métadonnées techniques ;
  • l’exploitabilité ne sera possible que si un document est contextualisé ;
  • …
• les fonctionnalités requises pour le système d’archivage qui doit assurer le maintien de ces caractéristiques dans le temps.

En effet, le but poursuivi lorsqu’on archive un document est de pouvoir l’utiliser a posteriori que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Quel que soit le cas, la confiance que l’on peut faire dans le document est fondamentale. Il faut qu’on puisse être sûre qu’il n’a pas été altéré. Dans le cas contraire, la confiance est rompue et le document ne peut être utilisé.

Ces caractéristiques sont donc importantes et doivent être gardées à l’esprit quand on conçoit l’archivage des documents, l’acquisition d’un système d’archivage ou son évaluation.