Archivage : Aperçu du paysage normatif

Dans le monde de l'archivage électronique, de nombreuses normes et recommandations ont été publiées ces dernières années, de profil, de précision et de qualité variables. La plupart d’entre elles sont cependant d’une grande utilité et apportent une réelle valeur ajoutée pour toute personne impliquée dans un projet d’archivage en ce qu’elles exposent, encadrent et balisent la problématique et apportent des solutions concrètes.

Cette abondance entraîne toutefois une certaine confusion qui les rend difficiles à appréhender. Marie-Anne Chabin, experte français en records management, a proposé un classement (que vous pouvez consulter sur son site Archive17) basé sur la distinction entre "l'archivage managérial" (terme utilisé par le CR2PA pour le records management) et "conservation numérique". Bien que cette distinction semble intéressante, je n'y suis pas favorable d'autant plus que Moreq2010 et ISO14721 peuvent être, selon moi, classés dans la même catégorie même si leur objectif n'est pas le même. Elles parlent in fine toutes deux d'un système d'archivage électronique. Cette classification fait trop la distinction entre le records management (qui relèverait du monde de l'entreprise) et de la conservation numérique (qui relèverait de la conservation patrimoniale). Comme le soulignait James Lappin sur son blog Thinking Records (dans un article intitulé Why a link between MoReq2010 and the OAIS model would benefit both records managers and archivists), un rapprochement entre les normes issues de ces deux mondes serait bénéfique à ceux-ci. En effet, leur principale divergence est en fait ... leur provenance (grosso modo). Et encore ! MoReq2010 compte un grand nombre de personnes issues des institutions patrimoniales dans son comité de rédaction.

Pour ma part, je souhaiterais proposer la classification suivante, davantage basée sur le scope et le domaine d'utilité que sur leur provenance :

Paysage normatif

  • Les normes managériales qui exposent la démarche d'archivage et les grands principes (bien que la série des normes ISO 3030x affiche des ambitions plus globales - voir ici).
  • Les normes conceptuelles et organisationnelles qui exposent la problématique de l'archivage, le concept de système d'archivage électronique et les processus à mettre en oeuvre pour assurer son fonctionnement. Ces normes agissent comme référentiel et non comme modèle d'implémentation.
  • Les standards fonctionnels qui exposent les fonctionnalités que doit présenter un système d'archivage électronique pour être opérationnel.
  • Et enfin, les normes et les standards de métadonnées qui fixent tant un cadre de référence que des modèles d'implémentations.

À l’heure actuelle, les trois normes et recommandations principales sont :

  • ISO 15489 (lien) : il s’agit de la norme de référence en matière de records management dans le monde. Elle expose la démarche d’archivage et les outils à mettre en place pour ce faire. Elle fixe le cadre général. A terme elle devrait être remplacé par la série de normes ISO 3030x mais elle restera encore, à mon humble avis, d'actualité tant elle est connue et répandue aujourd'hui dans le monde.
  • ISO 14721 : plus connue sous le nom de modèle OAIS (Open Archival Information System), il s’agit d’un modèle conceptuel qui expose les problèmes de l’archivage électronique, les fonctionnalités attendues d’un tel système et les informations complémentaires (métadonnées) à attacher à un objet archivé en vue d’assurer sa pérennité. Elle propose deux référents (un modèle fonctionnel et un modèle d’information), mais ne spécifie aucune implémentation.
  • MoReq2010 (lien) : recommandation très intéressante et de grande qualité publiée en 2011 sous le sponsor de la Commission européenne, elle définit les fonctionnalités d’un système d’archivage électronique et un modèle de données associé. Il s'agit d'une recommandation récente et aucun logiciel ne peut se targuer à l'heure actuelle de l'avoir implémentée complètement. J'en recommande la lecture, au minimum des parties introductives des chapitres tant ils sont de grande qualité. Mais elle présente 524 pages et 253 requirements fonctionnels, ce qui en rendra la maîtrise par le plus grand nombre assez difficile.

Pour finir, si je devais recommander les normes en fonction du stade d'avancement de la réflexion et du projet, je proposerais le classement suivant :

Utilité des normes en archivage électronique

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