Vanaf 1 januari 2019 gaat de operationele werking van enkele belangrijke bevoegdheden over naar de gemeenschappen en gewesten (G&G). Zo zullen de G&G onder meer instaan voor de financiering van de woonzorgcentra, de kinderbijslag, de mobiliteitshulpmiddelen… Ook de erkenning van de gezondheidszorgberoepen werd eerder al geheel of gedeeltelijk overgedragen naar de G&G. Wat betekent dit op het vlak van informatiebeheer?

Nieuwe bevoegdheden incorporeren heeft grote gevolgen op organisatorisch, juridisch en ICT-vlak. Het brengt grote uitdagingen met zich mee, maar hierop gaan we niet dieper in. Dit artikel gaat over nieuwe informatieproblemen die ontstaan als gevolg van de herschikking. Het is niet de bedoeling om hier een oplossingsvoorstel aan te reiken, wel enkele minimale eigenschappen.

1: Moet u als burger zelf achterhalen wie verantwoordelijk is voor welke bevoegdheid?

Als een bevoegdheid niet volledig is overgedragen, dan zijn zowel de G&G als het federale niveau verantwoordelijk voor onderdelen van het proces. Wie als huisarts wil werken, bijvoorbeeld, moet zijn diploma laten erkennen door de G&G, een visum bekomen bij de FOD Volksgezondheid en een RIZIV-nummer bij… het RIZIV.

Idealiter zijn zulke processen volledig transparant voor de burger en hoeft deze geen rekening te houden met alle achterliggende complexiteit. Voor dit specifieke geval wordt trouwens in het kader van het project Cobrha+ gewerkt aan een volledige procesondersteuning. Het afleveren van een verblijfs- en werkvergunning (Single Permit) is een ander voorbeeld van een proces waarbij zowel de G&G als het federale niveau betrokken zullen zijn.

Procesondersteuning is nog maar de eerste stap van een oplossing. De burger moet ook kunnen achterhalen wie op welk moment zijn dossier behandelt. Een online statusopvolging voor de burger zou dus een deel van de oplossing moeten zijn.

2: U verhuist naar een ander landsdeel?

Wanneer een burger of een onderneming verhuist naar een ander landsdeel, kan het gevolg zijn dat lopende procedures worden stopgezet in het ene landsdeel, en eventueel herstart in het andere. Het zal daarbij wenselijk zijn dat de ‘oude gegevens’ worden overgemaakt aan de nieuwe instantie die zal instaan voor de opvolging van het dossier, of dat ze consulteerbaar worden gesteld. Het is zeer wenselijk om daarbij de continuïteit en de meeneembaarheid van rechten te garanderen.

3: U woont in Brussel?

Als inwoner van Brussel beslist u bijvoorbeeld zelf of u aansluit bij de Vlaamse Sociale Bescherming. Indien er vergelijkbare beschermingsmechanismes op vrijwillige basis ontstaan bij de overige G&G, dan is het risico reëel dat sommige personen helemaal nergens aangesloten zullen zijn, en dus geen enkele bescherming genieten. Typisch zullen dit niet de sterkste personen binnen de samenleving zijn.

Omgekeerd bestaat het risico dat inwoners van Brussel aansluiten bij meerdere beschermingsmechanismes. De kans is dan reëel dat deze personen meerdere tegemoetkomingen zullen ontvangen.

Doordat het overnemen van een bevoegdheid nu al grote uitdagingen met zich meebrengt, kunnen de voorgaande drie problemen typisch nog niet meteen aangepakt worden. Dit betekent ook dat het dus nog niet te laat is om generieke oplossingen uit te werken. Hierbij is het belangrijk dat burgers en ondernemingen géén hogere administratieve lasten moeten dragen. En dat zoveel mogelijk gestreefd wordt naar een geïntegreerde dienstverlening over de verschillende bestuursniveaus heen.

Een generieke oplossing kan de totale beheerskosten beperken. Tegelijk biedt een generieke oplossing meer garanties op de meeneembaarheid van de opgebouwde rechten. Dit vraagt loyauteit van alle betrokken instellingen. En het kan nooit de bedoeling zijn dat een generieke oplossing de mogelijkheid tot het voeren van een eigen beleid door de diverse overheden ook maar enigszins beperkt.

Op weg naar een oplossing?

Een oplossing moet hoe dan ook beslist en afgestemd worden door de vertegenwoordigers van alle betrokken bestuursniveaus. Hun voorstel zal volledig rekening moeten houden met de bevoegdheden en verantwoordelijkheden die nu aan elk bestuursniveau zijn toegekend.

Beheersprincipes: Wie zal er toezien op het beheer van de informatie-uitwisseling? Wordt er gewerkt met een beheerscomité? Wie wordt daarin vertegenwoordigd en wie zit het voor? Wat zijn de taken? Denk aan het bepalen van wie toegang krijgt tot welke informatie. Wie bewaakt de evolutie van het uitwisselingsplatform? Wie staat in voor de operationele werking? Deze vragen moeten een antwoord krijgen, wil men komen tot een goed functionerend samenwerkingsmodel. Principes kunnen worden vastgelegd in een samenwerkingsakkoord tussen alle betrokken partijen. Het kan niet de bedoeling zijn om een wildgroei aan beheerscomités te laten ontstaan. Wil men onnodige kosten vermijden en de garantie op een uniforme dienstverlening bieden, dan dient hun aantal beperkt te worden – bijvoorbeeld één comité per sector.

Principes over dossierbeheer en opvolging: Hoe verloopt de identificatie van dossiers? Organisaties kunnen fusioneren, zodat de hoofdzetel opeens in een ander landsdeel kan liggen. Dit zal een invloed hebben op de identificatie van oude en nieuwe dossiers.

Wanneer en hoe worden de ketenpartners op de hoogte gebracht van een nieuw dossier? Welke informatie moet centraal bijgehouden en decentraal ontsloten worden? Bij zoveel vragen is het belangrijk dat er één keer een referentie-oplossing wordt uitgewerkt, waarbij deze oplossing voor elke nieuwe informatiestroom wordt hergebruikt.

Een referentie-oplossing moet alle scenario’s in overweging nemen. Het is bijvoorbeeld niet voldoende om de genomen beslissingen consulteerbaar te stellen, maar ook de feitelijke gegevens die aan de basis lagen van de genomen beslissing. Het uitwisselen van feitelijke gegevens vermijdt – volgens het only once-principe – dat burgers of ondernemingen bij een verhuis naar een ander landsdeel eerder verstrekte informatie opnieuw moeten doorgeven.

Om de gegevensstromen te organiseren lijkt een centraal verwijzingsrepertorium een noodzaak. Zo weten we welke overheidsinstantie informatie heeft over welke persoon of organisatie. Het zal ook een rol spelen bij het actualiseren van de gegevens. Via het repertorium kan worden nagegaan wie er een melding moet krijgen van nieuwe informatie. Daarnaast is een verwijzingsrepertorium van groot belang bij een vrijwillige aansluiting, om na te gaan of iedere burger op zijn minst ergens verzekerd is, en eventueel dubbel verzekerd is.

De status van een dossier lijkt een gegeven dat best centraal wordt bijgehouden. Dit zou het gemakkelijker maken om onmiddellijk een zicht te hebben op de actuele situatie. Waar kan de burger terecht met vragen? Zeker voor processen over meerdere organisaties, lijkt het aangewezen om te voorzien in één aanspreekpunt.

Technische principes : Wat is de referentie-architectuur voor het uitwisselingsplatform? Welke basisdiensten worden door het uitwisselingsplatform ter beschikking gesteld? Minimaal is dit een publicatie-, consultatie-, notificatie- en subscriptiefunctie (subscriptie: aangeven voor welke wijzigingen men een notificatie wenst te ontvangen). Welk technisch formaat krijgen de uit te wisselen berichten? Het lijkt aangewezen om te vertrekken vanuit bestaande systemen en standaarden, die met een minimale aanpassing kunnen worden hergebruikt.

Dit lijstje is slechts een eerste, erg onvolledige aanzet. Voorstellen formuleren, is een oefening die in samenwerking met alle betrokken bestuursniveaus hoort te gebeuren. Het is geen eenvoudige oefening, maar ze kan vermijden dat voor elk project afzonderlijk een oplossing wordt uitgewerkt. Telkens een nieuwe oplossing uitwerken kost niet alleen veel tijd en geld, maar heeft ook als risico dat er sterk van elkaar afwijkende gegevensstromen ontstaan die de complexiteit enkel doen toenemen.