Robotic Process Automation (RPA) kan soms verlossing brengen in een dringende situatie: dit merkten we in het voorjaar, toen de Hulpkas Voor Werkloosheidsuitkeringen (HVW) onze hulp inschakelde tijdens de eerste grote piek van de Coronacrisis.

Bij Smals Research hebben we reeds enige tijd ervaring met het gebruik van RPA om snel automatisaties te ontwikkelen bovenop bestaande toepassingen. Eind 2018 publiceerden we hier reeds over in deze blog: ons besluit was toen gemengd. We stelden dat men goed moet oppassen met RPA oplossingen en deze technologie zeker niet als totaaloplossing kan gebruiken, maar dat er weldegelijk gevallen te vinden zijn waar men heel snel een grote business value kan bereiken met een grote ROI.

In mei van dit jaar hebben we, dankzij de vraag van HVW, een heel goed voorbeeld van een dergelijke case gevonden. De regering had toen, als deel van de maatregelen om met Covid-19 om te gaan, immers een nieuwe vorm van tijdelijke werkloosheid mogelijk gemaakt, voor wanneer deze was gerelateerd aan Corona. Hier werd toen massaal gebruik van gemaakt, waardoor HVW duizenden extra dossiers te verwerken kreeg. Op het einde van de maand mei werden toen zowat 371.000 dossiers extra verwacht in vergelijking met de maand mei van 2019.

Een groot deel van dit proces is uiteraard reeds geïnformatiseerd, maar op het einde, wanneer de nodige controles zijn gebeurd en er groen licht is gegeven, dient er nog een manuele actie te gebeuren, pér dossier, om de betaling te laten doorgaan. Een simpele handeling, die 3000 keer met één mandag werk kan worden uitgevoerd. De piek in mei zou dus bijna honderd mandagen extra werk hebben gekost en weekendwerk hebben vereist van een aantal mensen binnen HVW.

Daarnaast is dit ook behoorlijk saai en repetitief werk: de laatste nodige handeling om tot betaling over te gaan, betreft het klikken op een knop in een lijst in een webtoepassing, om daarna even te wachten tot de desbetreffende lijn in de lijst verwerkt is en over te gaan tot exact hetzelfde op de volgende lijn. “Saai en repetitief werk“: dit is natuurlijk een eerste sterke indicatie dat RPA een goede oplossing kan zijn om dit te automatiseren. Voor het gebruiksgemak zal de robot echter iets meer moeten kunnen dan enkel dit aanklikken in de lijst: eerst moet er worden ingelogd in de toepassing, daarna wordt doorheen de lijst van HVW-kantoren gegaan, en voor elk van deze kantoren moet er een zoekopdracht worden ingegeven om de uit te betalen dossiers te vinden.

Om te zien of dit een goede kandidaat is voor RPA, kunnen we dan snel enkele andere criteria aftoetsen. Ten eerste moeten we nagaan of het probleem niet eenvoudig op een andere manier is op te lossen, door b.v. de toepassing zélf aan te passen om de nodige acties intern te automatiseren, waardoor ze niet meer door een eindgebruiker dienen te worden uitgevoerd. Na overleg met de verantwoordelijken voor het onderhoud van deze toepassing, bleek dat geen optie.

Het tweede criterium betreft het volume: is het enerzijds de moeite waard om te doen qua opbrengst (want het bouwen van het RPA script vergt toch ook een bepaalde effort), en is het anderzijds mogelijk om het werk te volbrengen met een niet al te groot aantal robots? Het eerste bleek vanzelfsprekend, gezien de hoeveelheid manueel werk die we konden uitsparen. Voor het tweede punt hebben we ingeschat dat dit mogelijk moest zijn, en dat konden we verifiëren na een eerste testrun wanneer een eerste, ruwe versie van de robot gemaakt zou zijn.

Als laatste criterium moeten we overgaan tot een aantal snelle tests, waarbij we reeds het te volgen script grofweg implementeren in een robot en kijken of dit zonder al te grote problemen mogelijk is. Met deze oefening zijn we gestart op 18 mei en al snel bleek dat de onderliggende webtoepassing zich voldoende goed kon lenen voor een automatisatie via robots. We gingen dus verder met de implementatie.

Gezien de hoogdringendheid hebben we hier dan volledig prioriteit aan gegeven en zijn we erin geslaagd om een werkende robot in productie te hebben tegen 27 mei. Om alle dossiers te kunnen verwerken hebben we dan snel het aantal robots opgevoerd tot 10, waardoor deze op enkele dagen tijd de nodige betalingen voor de maand mei konden uitvoeren. Missie geslaagd!

Het toeval wou ook dat de leverancier van het RPA-product dat wij gebruiken – UiPath – vanwege de Corona-crisis een speciale actie deed: alle gebruik van hun software i.v.m. Covid-19 zou gratis zijn tot en met de maand september. Dit was mooi meegenomen, want op die manier konden we het licentie-aspect van ons project heel snel afhandelen. In normale omstandigheden zou dit waarschijnlijk langer hebben geduurd. We zijn ook niet de enigen die vanwege de Corona-crisis een RPA-oplossing bouwden. In België deden b.v. ook VLAIO en DXC ons dit na.

De gratis licenties lieten ons bovendien toe om de robots voldoende lang in productie te houden om de dossiers van de latere maanden ook nog te verwerken. We voegden in de maanden die volgden ook nog extra functionaliteit toe aan het robot-script, waardoor het parametriseerbaarder werd en zich tot een nuttige tool kon ontpoppen. Hierdoor zou HVW uiteindelijk toch licenties gaan aanschaffen om 2 robots permanent in productie te houden, ook na september 2020. Tot op heden wordt onze RPA “betaalrobot” nog steeds gebruikt.

HVW was erg tevreden met de resultaten, en besloot ons project in te dienen voor de Agoria eGov awards. We behaalden twee nominaties: deze voor “beste rendabiliteit” en deze voor “beste project”. Binnenkort weten we of we ook effectief één van deze nominaties kunnen verzilveren (in beide categorieën moeten we echter opboksen tegen het befaamde Coronalert – ook al een sterk project dat mede dankzij Smals werd gerealiseerd, en zeker te installeren op je smartphone) !

Update december 2020 – Ondertussen zijn de winnaars van de Agoria Awards bekend, en onze case won de prijs voor de categorie “Rendabiliteit”! De prijs voor beste project ging naar Coronalert. Daarnaast merkt Agoria terecht op dat RPA als technologie meer en meer ingang vindt.

Besluit

We zijn blij dat we zo’n goed voorbeeld van een ideale case voor RPA mochten ontwikkelen. De dringendheid was hier de doorslaggevende factor om snel de knoop door te hakken en dit probleem met RPA op te lossen, ook al is dringendheid voor ons geen absolute factor die de keuze dient te bepalen (het speelt natuurlijk wel een zekere rol). Zoals we reeds eerder aanhaalden: geen makkelijk haalbare alternatieven, een geschikt volume en de compatibiliteit van de onderliggende toepassing zijn vuistregels om te zien of RPA een goede keuze is of niet.

Mogelijks zijn er nog veel goede, doch “slapende” RPA cases te vinden binnen onze sector. Doordat iedereen gewend is dingen op een bepaalde manier te doen, en er geen dringende nood is aan verandering, komen deze cases misschien niet altijd aan het licht.

Daarnaast moeten we toch ook blijven oppassen met ons enthousiasme voor deze technologie. We moeten rekening blijven houden met de lessen uit de eerste blog: governance is heel belangrijk om het overzicht te blijven bewaren, zeker wanneer men binnen eenzelfde organisatie méér dan een handvol robots gaat ontwikkelen. Daarnaast blijft het belangrijk dat RPA eerder een middel is om technical debt te helpen aanpakken, en niet om deze te verdoezelen.

Meer uitleg over dit project verscheen reeds eerder op het Intranext van Smals.

_________________________

Dit is een ingezonden bijdrage van Koen Vanderkimpen, IT consultant bij Smals Research.  Dit artikel werd geschreven in eigen naam en neemt geen standpunt in namens Smals.